Digitale en automatische bezwaarafhandeling bij Parkeerbeheer BOZ

De vraag

Parkeerbeheer Bergen op Zoom regelt alle zaken met betrekking tot parkeren in de gemeenten Bergen op Zoom en Roosendaal. Zo ook de bezwaarafhandeling van parkeerboetes. Bezwaarschriften kwamen in het verleden schriftelijk binnen en werden handmatig ingevoerd en afgehandeld. Dit werkte niet efficiënt en de kwaliteit werd niet geheel gewaarborgd.

De wens van Parkeerbeheer Bergen Op Zoom was een gebruiksvriendelijk systeem om overzichtelijk alle bezwaren af te handelen, en tevens rapportages te kunnen genereren. Parkeerbeheer BOZ vond in TrueLime de perfecte partner vanwege onze jarenlange ervaring op het gebied van bezwaarafhandeling met onze workflow software.

De aanpak 

Het project is in twee verschillende fases aangepakt. Tijdens de eerste helft van het project heeft TrueLime voor Parkeerbeheer 'Octopus Web' ingericht en geïmplementeerd. Octopus Web is een flexibele cloud-oplossing voor procesoptimalisatie van (juridische) processen. Het voordeel van Octopus Web is dat deze via de web-interface vanaf elke gewenste locatie te bereiken is.

In de tweede fase is TrueLime aan de slag gegaan met het ontwikkelen en implementeren van een webformulier voor de huidige website, zodat de bezwaarschriften niet meer handmatig in Octopus gezet hoeven te worden. Via dit formulier kunnen de inwoners van Bergen op Zoom en Roosendaal hun bezwaren op parkeerboetes digitaal indienen.

De oplossing

Dankzij een op maat ontwikkelde functionaliteit is er direct overzicht in de ingediende bezwaren. Daarnaast biedt Octopus Web aanpasbare dashboards voor de gewenste rapportages en KPI's. Deze zijn eenvoudig te creëren en geven een duidelijk overzicht. De dashboards geven direct een visueel inzicht in bijvoorbeeld de statussen. Vooral voor het management bieden de rapportagemogelijkheden veel voordelen. 

Het resultaat

Parkeerbeheer Bergen op Zoom loopt voor met deze oplossing waarbij digitale bezwaren direct in een workflow worden opgenomen en afgehandeld worden. Een snelle afhandeling van zo'n 3500 zaken per jaar is hiermee gegarandeerd.

Parkeerbeheer Bergen op Zoom is tevreden met het resultaat: we hebben als doel zo (kosten)efficiënt mogelijk te werken. Hierdoor worden immers kosten bespaard voor de opdrachtgevers. Het digitaliseren en optimaliseren van het proces bezwaar en beroep was hierbij een belangrijk item. Met deze oplossing hebben we die stappen kunnen maken. Er zijn inmiddels tientallen bezwaren binnengekomen en we merken dat de afhandeling zeer efficiënt verloopt en de kwaliteit is verbeterd.

"We hebben met deze oplossing een grote stap kunnen zetten in efficiëntie (zo'n 25% efficiëntie winst) en hebben een veel beter overzicht over de processen. Dit is prettig in de uitvoering van het werk en prettig voor het management maar ook voor de bezwaarmaker." 
Mike Schenk Bedrijfsleider a.i. Parkeerbeheer Bergen op Zoom