Van Gogh Museum - een sociaal intranet wat communicatie écht faciliteert!

De vraag

Het Van Gogh Museum in Amsterdam heeft de grootste collectie werken van Vincent van Gogh; schilderijen, prenten, tekeningen en brieven. Het museum wil het leven en werk van Vincent van Gogh toegankelijk maken voor zoveel mogelijk mensen, om hen ermee te verrijken en inspireren.
 
Het Van Gogh Museum had een verouderd intranet, met nauwelijks interactiemogelijkheden en een versnipperd informatieaanbod met onhandige navigatiestructuur. Het nieuwe intranet moest uiteraard de best mogelijke (en noodzakelijke) basisfunctionaliteiten bevatten, maar ook meer mogelijkheden bieden tot interactie (medewerkers kunnen hun reactie geven op content door commentaar toe te voegen of content liken bijvoorbeeld). Daarnaast moest het goed te gebruiken zijn op verschillende devices. Een groot deel van de 400 interne en externe medewerkers is namelijk mobiel of wisselt regelmatig van werkplek (rondleiders, kassamedewerkers en beveiligers), zij bezochten het 'oude' intranet dan ook weinig. Na een grondige selectieprocedure op basis van deze wensen/eisen is de combinatie van TrueLime en Kentico (CMS) gekozen.

De aanpak 

“De medewerkers van TrueLime overtuigden ons meteen met de concrete presentatie van een intranet met een interactief design.” vertelt Aïda Jellinghaus, coördinator interne communicatie bij het Van Gogh Museum en Product Owner van het nieuwe intranet. “TrueLime kwam daarnaast over als een betrouwbare partner voor dit project. De medewerkers van TrueLime hebben een toegankelijke en daadkrachtige aanpak. De samenwerking verliep heel goed, waarbij vooral de goede communicatie opviel. Ik heb in het verleden vaker intranet-implementaties gedaan, en vergeleken daarbij liep dit project heel goed.”

De oplossing

TrueLime maakte het design (responsive en drempelvrij) en realiseerde het intranet met Kentico. Daar hoorde ook een single sign-on koppeling met active directory bij. Medewerkers krijgen hierdoor na inloggen de juiste rechten, zien meteen de juiste informatie en hun persoonlijke profiel wordt gevuld. De redacteurs voorzien alle content van metadata, zodat de content op interesse van de individu getoond kan worden. Daarnaast helpt de metadata om content vindbaar te maken via de zoekfunctionaliteit. Niet alle content is namelijk ondergebracht in het menu. Omdat alle profielen van medewerkers actueel zijn, kunnen collega’s elkaar makkelijker bereiken. 

Het resultaat

Er staat een eigentijds en vooral sociaal intranet wat voor iedereen, op iedere locatie en op ieder device goed bereikbaar is. Op schermen in het restaurant wordt door middel van narrowcasting content van het intranet ‘uitgezonden’. Eenmaal ingelogd zien medewerkers een heldere en beknopte navigatiestructuur, waardoor ze de informatie makkelijker kunnen vinden. Het nieuwe intranet draagt merkbaar bij aan de verbondenheid en interactie tussen collega’s, wat een belangrijke doelstelling was van dit project.

Daarnaast heeft TrueLime een koppeling gebouwd met het kassasysteem van het museum. Zo kan elke collega realtime zien hoeveel bezoekers er in het museum zijn.

Het resultaat mag er volgens Aïda Jellinghaus zijn: “We zijn zeer te spreken over het nieuwe intranet! Zowel de beheerders van de omgeving als de gebruikers zijn enthousiast. Deze oplossing kent een fijne structuur, een intuïtieve interface en de opbouw van modules en uitbreidingsmogelijkheden is erg prettig. Ook voor onze redacteuren is het nieuwe intranet veel gebruikersvriendelijker dan voorheen, zij ervaren echt het gemak.”