Gemeente Rotterdam digitaliseert met Octopus

De vraag

TrueLime heeft Octopus in 1997 samen met de juridische diensten van Gemeente Rotterdam opgezet. In de afgelopen jaren heeft de afdeling juridische diensten te maken gehad met een digitaliseringslag van de gemeente. Hierbij was het belangrijk om het aantal werkplekken terug te dringen en fysieke documenten zoveel mogelijk te digitaliseren. Daarnaast was er de vraag vanuit de rechtspraak om dossiers digitaal aan te gaan leveren (project KEI). 
 
Aangezien Octopus al ruim 20 jaar naar volle tevredenheid gebruikt wordt (met 160+  gebruikers), was het een logische keuze om met TrueLime te werken aan de digitalisering en daarbij samen nieuwe Octopus modules te ontwikkelen.

De aanpak 

In het landelijk project rondom de digitalisering van de rechtspraak heeft Gemeente Rotterdam in samenwerking met Gemeente Den Haag en TrueLime een voortrekkersrol gespeeld door een interface module te ontwerpen en realiseren om zaken aan te kunnen leveren aan de raad van de rechtspraak (en eventueel aan andere organisaties of individuen). Hiermee vervulden wij de voortrekkersrol in project KEI, het digitaliseringsproject dat in gang is gezet door de rechtspraak. 

De oplossing

Octopus is ontstaan als specifieke applicatie voor het afhandelen van bezwaarschriften en heeft zich in de loop van de tijd steeds meer ontwikkeld als systeem waarin al meer dan 20 verschillende zaaktypes actief gebruikt worden.In principe kunnen alle zaaktypes kunnen worden ingericht en afgehandeld. 
Octopus werkt net als 'generieke zaaksystemen' ook zaakgericht en wordt bij verschillende gemeenten ingezet als modulair zaaksysteem. Dit betekent dat de componenten los in te zetten zijn. Hierdoor is flexibiliteit gegarandeerd en kunnen er naar verloop van tijd naar eigen wens componenten aan toegevoegd worden. 
TrueLime implementeerde de volgende modules van Octopus om zaken digitaal af te handelen:
 
  • Bezwaar: voor het indienen van bezwaren
  • Beroep: voor in beroep gaan op een besloten zaak
  • Hoger Beroep: voor het in hoger beroep gaan op een besloten zaak
  • Voorlopige voorziening: om een aanvraag te plaatsen terwijl de zaak loopt
  • Adviezen: voor het afhandelen van adviezen rondom juridische zaken

Het resultaat

Met Octopus wordt niet alleen bespaard op de kosten, de kwaliteit van de dienstverlening aan de burger wordt ook verhoogd. 

''Er worden minder stukken geprint en gekopieerd, reductie van papier zeker 50%. En met de termijnbewaking in Octopus worden de termijnen goed in de gaten gehouden en beter gehaald, dit is belangrijk in het kader van  ''In 2017 werden er bijna 12.000 bezwaarschriften, zo'n 2.800 beroepsprocedures en 600 adviezen digitaal afgehandeld met Octopus. Dat is veel als je dat met andere grote gemeenten vergelijkt.'' Jet van Loenen, Stafmedewerker en functioneel beheerder Octopus Gemeente Rotterda