Octopus: slimme ICT oplossing voor een beter bezwaarschriftenproces

3 februari 2015

Beter bezwaarschriftenproces is belangrijk voor goede dienstverlening
Al in 2004 schafte de gemeente Eindhoven Octopus aan. In eerste instantie alleen voor de afhandeling van een deel van de bezwaarschriften. Inmiddels worden ook de bezwaarschriften over sociale zaken dossiers met Octopus afgehandeld. Eind oktober rondden Eindhoven en TrueLime de koppeling van Octopus met de Gemeentelijk Basis Administratie (GBA) af. Daarmee zijn de gegevens in Octopus altijd conform de GBA. Dit is belangrijk voor een goede dienstverlening en bespaart de gemeente tijd en geld.
 
Wat hebben wij bijgedragen aan de oplossing?
TrueLime en de gemeente realiseerden een naadloze koppeling. Hiermee zijn routinematige handelingen geautomatiseerd en is invoering van het Burger Service Nummer (BSN) voldoende om alle relevante gegevens in te lezen. Wijzigingen in de GBA worden automatisch ingelezen. Medewerkers van de gemeente hoeven dus geen gegevens meer over te nemen en handmatig in te voeren. Dit minimaliseert foutmarges en vervelende missers, zoals verkeerde tenaamstelling of adressering. 
 
De voordelen van Octopus:
- Octopus voert routinewerk, zoals ontvangstbevestigingen, automatisch uit en plaatst alle relevante stukken in het documentmanagement-systeem
- in het systeem wordt automatisch een compleet digitaal dossier opgebouwd
- zaakinhoud, voortgang en productie zijn inzichtelijk, termijnen worden bewaakt zodat mogelijk lange juridische procedures en bijkomende kosten worden voorkomen.

De klant:



Eindhoven is met ruim 220.000 inwoners de vijfde gemeente van Nederland en is - in eigen woorden -  Nederlands en werelds tegelijk. De stad speelt een belangrijke rol op het gebied van technologie, design en kennis en trekt daarmee talenten, studenten, bedrijven en expats aan. In 2020 wil Eindhoven een vaste plek bemachtigd hebben in de top 10 van meest innovatieve regio’s van de wereld en in de top 3 van Europa. De medewerkers van de gemeente Eindhoven streven ernaar inwoners, bedrijven en andere partijen ruimte te geven voor creatieve ideeën en zich terug te trekken als deze partijen plannen beter kunnen realiseren dan de gemeente zelf.
Gemeente Eindhoven