Niet alleen verlopen werkprocessen nu razendsnel, ook de hele implementatie verliep super vlot

20 november 2014

Gemeente Leeuwarden werkt razendsnel met Octopus
Sinds oktober werkt de gemeente Leeuwarden voor bezwaarprocedures naar volle tevredenheid met Octopus. Niet alleen verlopen werkprocessen nu razendsnel, ook de hele implementatie verliep super vlot en precies volgens planning.

Kort voor de zomervakantie klopte Leeuwarden aan bij het Octopusteam. Wat volgde waren onder meer een oriëntatie bij de gemeente Heerenveen waar al met Octopus werd gewerkt, een vergelijking van de werkprocessen in beide gemeenten, een vlotte aanlevering van de brieven die Leeuwarden gebruikt bij bezwaarprocedures en een workshop met toekomstige gebruikers.

Geruisloze overstap
Tijdens de workshop werden specifieke wensen en aandachtspunten van Leeuwarden verder in beeld gebracht, onder meer op het gebied van besluitvormingstrajecten. Daarna testten de medewerkers van de gemeente het op maat gemaakte systeem. Na korte cursussen voor de beheerders en de gebruikers was Leeuwarden in oktober klaar voor de overstap, die dan ook geruisloos verliep.



Elk moment inzicht
Zo werd een verouderd systeem waarbij informatie werd bijgehouden in allerlei aparte bestanden, in no time vervangen door Octopus. Hiermee hebben gemeentelijke medewerkers elk moment inzicht in procedures, beslismomenten, termijnen, documenten en rapportages. ‘We zijn blij met elke nieuwe klant’, vertelt Andre Pijl van het Octopusteam, ‘maar dat alles zo ontzettend strak georganiseerd verliep, is toch wel bijzonder. Implementatietrajecten willen nog wel eens enig geduld vragen, maar daar was in dit geval geen sprake van. Leeuwarden had echt alles keurig voor elkaar. Met een projectleider die er bovenop zat, die alle afspraken en deadlines bewaakte en heel snel reageerde op al onze vragen. Zo konden we het project tot op de dag nauwkeurig opleveren.’

Tevreden
In Leeuwarden blikken projectleider Renze Wolters en Ria Schuurman van het secretariaat dat de bezwaarschriften afhandelt tevreden terug op het proces. ‘Het Octopusteam heeft verstand van zaken, is flexibel en communiceert duidelijk’, aldus Renze. ‘Daardoor verliep het proces soepel en zijn we snel voorzien van een product dat goed aansluit bij onze manier van denken en werken.’ Ria: ‘Het is altijd even wennen aan een nieuw pakket, sommige dingen zijn net iets anders, maar het is prettig werken. Ik ken nog niet alle mogelijkheden precies, maar belangrijk is in ieder geval dat we veel informatie uit het systeem kunnen halen en rapporteren, zoals het aantal bezwaarschriften dat per maand binnenkomt maar ook of de zaak is afgedaan en hoe. Dus zijn zaken gegrond, ongegrond, ingetrokken en dergelijke. Op die manier hebben we altijd een beeld van de stand van zaken, de werkvoorraad, doorlooptijden en dergelijke. Dat loopt goed.’  
De klant

Gemeente Leeuwarden