Octopus maakt voortgang procedures inzichtelijk

GGD Haaglanden werkt aan verbetering klachten- en Veilig Incidenten Melden-procedure

Begin dit jaar is er een nieuwe samenwerking met TrueLime gestart voor de overstap naar zaaksysteem Octopus.
GGD Haaglanden is begin dit jaar een nieuwe samenwerking met ons gestart voor de overstap naar zaaksysteem Octopus. Hiermee zet Octopus zijn eerste stap in een andere markt (niet-overheid) en daar zijn we blij mee.

GGD Haaglanden wil met de overstap in het bijzonder de procedure voor klachten en het veilig melden van incidenten (VIM-meldingen) verbeteren. VIM-meldingen zijn interne meldingen van medewerkers over gevaarlijke situaties op de werkvloer, zoals een losse traptrede, defecte apparatuur of niet-functionerende collega’s. Om de procedure voor klanten en VIM-meldingen te verbeteren, is het vergroten van het inzicht in de soorten, de aantallen en voortgang van de binnengekomen klachten en meldingen nodig. Dit zal de efficiëntie van de afhandeling van klachten en gemelde incidenten en daarmee de melders van incidenten bij de GGD Haaglanden ten goede komen. Octopus maakt zaakgericht werken en heldere rapportages mogelijk.


Een zaaksysteem dat aansluit bij de gehele organisatie

De GGD Haaglanden verwerkt oorspronkelijk klachten en VIM-meldingen via Excel. Excel geeft beperkte mogelijkheid voor het rapporteren op basis van aantal, onderwerp of afhandelingssnelheid. De bestuursdienst van de Gemeente Den Haag werkt al een tijd naar tevredenheid met zaaksysteem Octopus. Door over te stappen naar hetzelfde systeem kan de GGD Haaglanden een hoop tijd en ICT-kosten besparen (want geen nieuwe licenties en beheerders nodig) en tegelijkertijd tegemoet komen aan hun wens om beter inzicht te krijgen in klachten en VIM-meldingen. Eén en één is twee!
 

Volop in het implementatieproces

De overstap is al in full swing. De autorisatie van het Octopussysteem van de bestuursdienst is aangepast om de GGD Haaglanden toegang te geven op hetzelfde systeem. We werken samen met de GGD Haaglanden aan de voltooiing van de overstap. Het nieuwe systeem staat al klaar op de acceptatieomgeving. Zodra GGD Haaglanden de overstap gemaakt heeft, zullen we de eindgebruikers opleiden om de werkprocessen via Octopus te gaan doen.
Recentelijk sloten we het systeem van de bestuursdienst succesvol aan bij Document Management Systeem Plato. Zodra de overstap naar Octopus voor de GGD Haaglanden voltooid is, zullen zij dus ook kunnen profiteren van deze vernieuwing.

  Den Haag maakt belangrijke stap in digitalisering met Octopus
Zaakgericht werken met Octopus
 

Benieuwd wat wij voor jouw organisatie kunnen betekenen?

Neem contact met ons op via onderstaand formulier.

Door op 'Verstuur' te klikken geef je toestemming voor het gebruik van jouw gegevens voor het afhandelen van jouw vraag. Lees meer in ons Privacy Statement.