1 maart 2018; verrassend en informatief!

Een interessante dag met o.a. AVG/GDPR, Octopus als modulair zaaksysteem en het verwerken van managementinformatie

Gebruiksgemak & Privacy centraal 


Na ontvangst startte de middag met een heerlijke lunch bij de Colour Kitchen in Utrecht. Alle aanwezigen leerden elkaar op een ontspannen manier kennen. Food For Thought! 
Octopus-voor-een-zaakgericht-en-waterdicht-proces.jpg Octopus-klantendag.jpg

Hans Konings, Sales Manager van Octopus heette iedereen welkom en nam het middagprogramma door.

Octopus en AVG - PBLQ

Dirk Schravendeel - Informatiekundige bij PBLQ beet het spits af met een interessante presentatie over de AVG. PBLQ is een adviesbureau voor verandervraagstukken in de informatiesamenleving.  
De bescherming van persoonsgegevens wordt steeds belangrijker en iedere organisatie moet vanaf 25 mei 2018 aan de wet voldoen.
Dit betekent dat alle processen binnen een organisatie geïnventariseerd moeten worden. Het afhandelen van klachten, bezwaren en beroepszaken zijn voorbeelden van het verwerkingen van persoonsgegevens. Waar worden persoonsgegevens gevraagd en opgeslagen? Wat is er al op orde? Welke gegevens zijn noodzakelijk om het proces te verwerken? Met deze en meer vragen dient rekening gehouden te worden. Dirk zette de deelnemers tot nadenken over de stappen die genomen dienen te worden.
 

Wat betekent AVG praktisch met betrekking tot modulair zaaksysteem Octopus?

  • Neem de gegevensverwerking(en) die met Octopus worden uitgevoerd op in uw verwerkingenregister.
  • Voer op een geschikt moment een PIA uit en inventariseer de risico´s.
  • Richt de processen in om burgers in staat te stellen hun rechten uit te oefenen en bepaal de eisen die daarvoor aan Octopus gesteld moeten worden.
  • Bepaal het noodzakelijke beveiligingsniveau en neem de eisen op in de verwerkersovereenkomst die met TrueLime wordt gesloten.

Binnenkort organiseren we AVG sessies met onze klanten om gezamenlijk een PIA uit te voeren op Octopus.
Interesse hierin? Neem even contact op met Hans Konings, Sales Manager Octopus via
hans.konings@truelime.nl
Octopus-en-AVG-PBLQ.jpg


Digitalisering van juridische processen met Octopus als modulair zaaksysteem – Gem. Heerenveen

Jaap Tanis –  Afdelingshoofd Informatiemanagement en ICT bij Gemeente Heerenveen vervolgde met een presentatie over de procesflow binnen de gemeente.
De Gemeente Heerenveen werkt al sinds 2010 met Octopus. Octopus is intussen ingezet voor meerdere processen, zoals o.a. klachtafhandeling en contractadministratie- en beheer.
Lees hier meer over de inzet van modulair zaaksysteem Octopus bij Gemeente Heerenveen.
 


1500 bezwaarzaken per jaar afgehandeld met Octopus – Ministerie van SZW

Eric van Beuningen – Adviseur Bedrijfsprocessen bij Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid vertelt na de break hoe zij managementinformatie vanuit Octopus verwerken.
Sinds 2010 wordt door SZW gewerkt met het software programma Octopus. In 2012 is er een koppeling gemaakt met ondersteunende systemen van de inspectiedienst voor het uitwisselen van o.a. NAW gegevens, boeterapporten en managementinformatie.

De keuze voor Octopus is gemaakt vanwege:
  • De invoering van (steeds verdergaande) digitale stukkenstroom bij SZW
  • Invoering Wet dwangsom
  • Standaard brievengenerator
  • Workflow systeem met termijnbewaking
Gemiddeld ontvangt het ministerie van SZW:
± 1.500 bezwaarzaken per jaar, waarvan ± 1.000 ambtelijk wordt gehoord
± 650 beroep- / hoger beroepzaken per jaar

Het proces bezwaar en beroep wordt afgehandeld door:
± 30 juristen (bezwaar, beroep en hoger beroep).
± 16 ondersteuners (secretariaat en medewerker bezwaar en beroep).

Octopus is dus volop in gebruik!
SZW heeft gekozen voor het creëren van een zogeheten dashboard, waardoor alle cijfers dagelijks inzichtelijk zijn voor gebruikers, managers en geïnteresseerden.
Er ontstond een levendige discussie over de rapportagemogelijkheden binnen Octopus en hoe dat te gebruiken.
 

Octopus roadmap (ontwikkelingen binnen modulair zaaksysteem Octopus)

André Pijl, Product Owner van Octopus sloot de middag af met de nieuwe ontwikkelingen en een vooruitzicht qua functionaliteiten binnen Octopus.

Status KEI (Kwaliteit en Innovatie)
De twee belangrijkste elementen uit KEI zijn dat de mogelijkheid wordt gecreëerd alle processtukken in digitale vorm uit te wisselen en dat een versimpeling van de procedure plaatsvindt.
Er is een werkend prototype in Octopus gemaakt in samenwerking met Gemeente Rotterdam en Gemeente Den Haag. Zodra iedereen moet voldoen aan de KEI eisen, zijn wij er klaar voor!

Nieuwe, verbeterde zoekfunctie in Octopus
Tijdens de Octopus klantenpanels worden samen met onze klanten de prioriteiten en functionaliteiten bepaald. Tijdens het laatste klantenpanel in september 2017 is gebleken dat een betere zoekfunctie binnen Octopus een hoge prioriteit was.
Hier is aandacht voor binnen het Octopus team! 
Vind jij het leuk om mee te denken over nieuwe functionaliteiten en geef jij graag jouw mening? Meld je dan aan voor ons volgende klantenpanel via hans.konings@truelime.nl

Octopus portaal
Het Octopus portaal is ontwikkeld om het uitwisselen van documenten en het laten uitvoeren van acties binnen de eigen organisatie (Vakafdeling) mogelijk te maken.
Octopus-portaal.jpg

Archiveren & DUTO
DUTO geeft overheidsorganisaties richtlijnen om hun digitale informatie duurzaam toegankelijk te maken.
Hierbij gaat het erom hoe je digitale stukken bewaard en hoe ze authentiek zijn, wie mag het zien etc. We hebben een DUTO scan op Octopus uitgevoerd in samenwerking met het Nationaal Archief. Samen met RDW hebben we tevens een informatieobjecten model opgesteld, deze ligt momenteel ter beoordeling bij het Nationaal Archief.

Nieuwe functies in Octopus
André behandelt tevens een aantal nieuwe functies binnen Octopus, zoals:

  • Kolommen zijn zelf instellen: bijv. werkvoorraad, termijnen overzicht, zoekvenster en deze aanvinken/uitzetten.
  • Wachtwoorden: veel instellingen die gewijzigd moeten/kunnen worden, dit zorgt voor een betere beveiliging.
  • Document screener: doel hierbij is het voorkomen van datalekken.  Ingekomen documenten worden gescreend op trefwoorden (bijv. bsn, banknummer, kenteken, geboortedatum etc), hierbij wordt er gelogd wat er gevonden wordt.
  • Document folderstructuur: hiermee kan er gemakkelijker worden omgegaan met met grote hoeveelheden documenten, in samenwerking met het Ministerie van SZW is dit ontwikkeld. Gegenereerde documenten worden automatisch in de juiste folder geplaatst en documenten kunnen eenvoudig naar andere folders gesleept worden. 

Binnenkort zullen we meer informatie verstrekken betreft de nieuwe functionaliteiten binnen Octopus. Mocht je intussen meer willen weten? Neem dan contact op met Hans Konings, via hans.konings@truelime.nl

Na deze informatieve middag is het tijd voor een hapje en een drankje! We willen onze aanwezige klanten bedanken voor hun bijdrage, feedback, tips en ideeën.
Na afloop ontvingen we veel positieve reacties over de dag. En óók wij kijken met veel plezier terug op de dag, waar onze collega’s en de sprekers relevante kennis hebben gedeeld. Op naar volgend jaar!

logos_OCT.png