Jaarlijkse Octopus klantenmiddag vol kennis en inspiratie.

4 november 2015

Op donderdag 8 oktober vond de jaarlijkse editie van onze klantenmiddag plaats. Een boeiende middag, waarbij Case-studies, ontwikkelingen binnen het vakgebied, en ontwikkelingen binnen TrueLime en Octopus elkaar afwisselden. Wie er niet bij was heeft wat gemist, maar gelukkig is er een verslag van deze dag beschikbaar. Ook kunt u de presentatie bekijken:



Introductie: Samenwerking KING/VNG en Digitalisering Rechtbank
Als eerste neemt Arjen Kuin (Manager Klantrelaties bij TrueLime) het woord en heet de gasten van harte welkom in het BOVAG huis in Bunnik. Arjen vertelt over de samenwerking met KING/VNG. King is partner van Gemeenten op gebied van informatiemanagement. Doel van deze samenwerking is o.a. het voeren van een dialoog en wederzijdse kennisuitwisseling, het ontwikkelen, testen, accepteren en adopteren van standaarden, het samen oppakken van innovaties en het creëren van transparantie en bieden van inzicht in het marktaanbod.
Octopus staat sinds kort vermeld in de GEMMA Softwarecatalogus, een systeem van KING waar alle gemeentes op aangesloten zijn, en zij worden verplicht om aan te geven hoe hun ‘applicatielandschap’ er uit ziet, dat wil zeggen: welke applicaties gebruiken zij, waarvoor, en welke versie.
Volgend hot item is de digitalisering richting de Rechtspraak. Vanaf 2017 zullen de Octopus klanten hun beroepzaken digitaal moeten gaan aanleveren naar de Rechtspraak. Een onderwerp waarbij TrueLime graag meehelpt een meedenkt. Op dit moment is er een plan van aanpak ontwikkeld, om in de vorm van een co-creatie met een aantal grote Octopus-gebruikers een oplossing te gaan ontwikkelen die per 1 januari 2017 draait. Gemeentes die willen deelnemen in deze co-creatie en samen met ons de oplossing willen bedenken,  kunnen zich tot 1 december aanmelden bij TrueLime.

Papierloos werken bij Bezwaarverwerking, het kan echt!
Daarna is het woord aan Jasper Mossel (Teammanager juridische diensten bij Gemeente Rotterdam). Jasper neemt ons mee in het proces dat de Gemeente heeft doorlopen toen zij besloten in hun nieuwe pand papierloos te gaan werken. Met 15.000 dossiers en 160 medewerkers werd digitalisering noodzakelijk. De Gemeente trok voor het hele traject 1,5 jaar uit en deelde het project op in drie fasen: de voorbereiding, het bouwen en de ingebruikname. Wat het project zou opleveren? Alle documenten volledig digitaal, minder papier en een forse tijdsbesparing. Jasper vertelt over de bezwaren die tijdens het project op zijn pad kwamen, de zaken en factoren waarmeerekening gehouden moest worden, de good-practise voorbeelden die zijn opgedaan, tips en nuttige do’s en dont’s.
Het blijkt een interessante case waarover klanten van andere aanwezige gemeenten veel vragen hebben, met name over de praktische invulling.

Lancering Octopus Klantportaal, wat deze extra dienst u gaat bieden
Na deze boeiende case-study is het woord aan Wilbert de Ridder, over het nieuwe TrueLime Klantportaal: wat is het, wat zijn de voordelen, hoe werkt het en hoe wordt het uitgerold?
Het klantportaal is een online communicatieplatform waar klanten fouten, wensen en vragen kunnen registreren; op elk moment de status van de meldingen kunnen inzien, de status van het Abonnement Klein Onderhoud kunnen inzien; bestanden kunnen downloaden; bestanden kunnen uploaden en tips & trics kunnen inzien.
Het klantportaal  biedt veel voordelen ten opzichte van de huidige Servicedesk, zoals o.a.:
  • Altijd en overal via internet te benaderen
  • Niet afhankelijk van service-uren
  • Eén centrale ingang
  • Actueel overzicht van alle meldingen
  • Handige selectiefilters voor het gewenste overzicht
  • Mogelijkheid tot aanvullende opmerkingen bij de meldingen
  • Snelle communicatie m.b.t. meldingen richting servicedesk TrueLime
  • De geschiedenis van de melding kan worden bekeken
Het klantportaal wordt vanaf half oktober stapsgewijs naar alle Octopus klanten uitgerold.

Hoe dienst SZW Gemeente Den Haag door inzet flexibele schil piekbelasting in bezwaarzaken opvangt
Na een korte pauze nemen Arjen Kuin en Dick de Leeuw het woord. Aan de hand van een case-study vertellen zij hoe de dienstverlening rond Octopus zich heeft ontwikkeld in de afgelopen jaren. Eind 2013 heeft dienst SZW van de Gemeente Den Haag opdracht gegeven een piek in Bezwaren voor hen weg te werken en dat heeft geduurd tot het voorjaar van 2015. Met behulp van de “flexibele schil” heeft TrueLime invulling gegeven aan deze opdracht. Inmiddels heeft de Gemeente Den Haag een raamovereenkomst gesloten met TrueLime om pieken in bezwaarbelasting ook in de toekomst op te kunnen vangen op basis van een vaste prijs per bezwaar.
In dit nieuwsbericht leest u meer over de flexibele schil.

De flexibele schil kent veel voordelen en de bezoekers van de klantenmiddag zijn dan ook behoorlijk enthousiast over het concept.
 
Octopus Web het eerste online platform voor Bezwaarverwerking
Christian Berkhout (Octopus Developer bij TrueLime) laat ons zien hoe Octopus Web werkt. Octopus Web is een nieuwe module die beschikbaar komt voor bestaande Octopus Desktop klanten  die via een webinterface Octopus willen gebruiken..
Voorheen konden alleen klanten met Octopus Online via de webinterface werken. Nu is Octopus Web - werken via de extra gebruiksvriendelijke webinterface - ook beschikbaar voor Octopus Desktop, zowel voor de Starter als de Professional Edition.
Octopus Web maakt gebruik van dezelfde data als het op de eigen server geïnstalleerde Octopus Desktop. Dit is vooral interessant voor klanten die hun data niet in de cloud willen opslaan, maar wél gebruik willen maken van de webinterface (via een browser).
Klanten kunnen de toegang tot Octopus Web zelf instellen. Indien gewenst kan dat ook beperkt: alleen voor een bepaalde set functionaliteiten en/of een specifieke groep medewerkers.
 


Toekomstige ontwikkelingen Octopus
Na deze boeiende demonstratie vertelt André Pijl (Manager Productontwikkeling Octopus) welke ontwikkelingen Octopus op korte termijn zal doormaken. Speerpunten in de ontwikkeling zijn: De upgrade naar versie 5.0, Octopus Web versus Octopus Desktop, StUFkoppelingen & KING, KEI (koppeling met de Rechtspraak) en de Octopus Zitting-app.
Verbeteringen in Octopus 5.0
  • Octopus Web: webinterface beschikbaar voor Octopus Desktop (Starter én Professional Edition)
  • Verbeterde gebruiksvriendelijkheid door handige combinaties van (voorheen aparte) functies en schermen
  • Meer configuratie-mogelijkheden
  • Technische upgrade (VDF11 naar VDF18)
  • Nieuwe, overzichtelijke set rapportages
Opvallend in de presentatie van André is dat TrueLime gaat komen met een speciale App die door juristen is te gebruiken tijdens hoorzittingen. Bijvoorbeeld als zij deze zittingen plegen bij te wonen met behulp van een tablet is deze app een uitstekend hulpmiddel om alle relevante stukken vanuit Octopus naar een tablet te krijgen. Deze innovatie zal de Octopus gebruikers in de nabije toekomst nóg beter gaan ondersteunen in hun werk.
Daarnaast gaat André nog wat dieper in op de technische kant van de samenwerking van TrueLime met KING/VNG en toont hij het basisontwerp van nieuwe schermen in Octopus die gebruikers straks moet gaan helpen bij het digitaal aanleveren van beroepszaken richting de rechtspraak.
 
Na deze informatieve middag is het tijd voor een hapje en een drankje! We bedanken onze aanwezige klanten voor hun bijdrage, feedback, tips en ideeën. Heeft u naar aanleiding van het verslag vragen? Of wilt u meer informatie? Neem dan contact met ons op!
Meer weten over papierloos werken?
Lees verder in de Casestudy:
Gemeente Rottedam
 

Meer weten

Eddy de Ridder
+31 (0)6 460 225 66
Meer weten?
Je gegevens worden alleen gebruikt om contact op te nemen