''Interessant, informatief en nuttig''

6 september: Octopus klantenpanel

''Goed om te horen dat TrueLime altijd bezig is met het verder ontwikkelen van het product Octopus en de wensen inventariseert bij de gebruikers.''
Op 6 september organiseerden wij voor de 5e keer het Octopus klantenpanel. Met een opkomst van Gemeente Amsterdam, Gemeente Rotterdam, Gemeente Den Haag, Ministerie van SZW, Servicepunt 71 en RDW was het weer een succesvolle sessie.
 

Waarom een klantenpanel?

Met een groep klanten wordt een aantal keer per jaar naar ons product Octopus gekeken. De wensen en meningen van onze klanten helpt ons bij de ontwikkeling van onze diensten en producten. Daarnaast ontdekken we nieuwe trends en peilen we het oordeel van onze klanten over specifieke onderwerpen. Waar mogelijk worden verbeterpunten direct aangepakt en doorgevoerd.
Tijdens het klantenpanel:

  • Ontvangen we directe feedback op de werking van Octopus
  • Denken we samen na over de roadmap voor de komende maanden-jaren
  • Delen we kennis en tips met elkaar


Wat is er besproken?

  • Escrow- regeling
  • Octopus Portaal
  • StUF
  • Nieuwe zoekfunctie
  • Documentlijst variabele
  • Documenten opslaan in DB
  • Outlook koppeling
Klantenpanel.jpg


Gemeente Rotterdam geeft demo over gebruik Octopus

Gemeente Rotterdam heeft in een demo laten zien hoe zij de notificaties gebruiken die in Octopus zijn ingeregeld en daarna hoe zij zelf bezwaar maken naar bijvoorbeeld een organisatie als UWV. Dit helpt de gemeente om grip te houden op de voortgang hun eigen bezwaarschriften en het beheren van het digitale dossier.
 

Escrow-regeling zorgt voor bedrijfscontinuiteit

We hebben uitgelegd wat een Escrow regeling is en verteld wat het voor onze klanten kan betekenen. In een escrow-regeling geeft een softwareleverancier onder meer de broncode van zijn software in bewaring bij een onafhankelijke escrow-agent. Gaat die leverancier bijvoorbeeld failliet, dan kan de afnemer terugvallen op de broncode van de applicatie(s). Zo dekt hij zich in tegen een al te grote afhankelijkheid van de leverancier, en de daaraan gerelateerde risico's. De deelnemers waren enthousiast hierover, we gaan ze dan ook voorzien van extra informatie. 
 

Het Octopus portaal; live and kicking

André heeft verteld wat het Octopus Portaal inhoudt en hiervan een demo gegeven.
Het Octopus Portaal is een hulpmiddel waardoor niet-Octopus gebruikers toch documenten rechtstreeks in het dossier in Octopus kunnen plaatsen.
De octopus gebruiker heeft bijvoorbeeld bij de behandeling van een bezwaarschrift informatie nodig van de vakafdeling waar het primaire besluit genomen is. Dit kan gaan om de onderliggende stukken of het schrijven van een verweerschrift. In de huidige situatie wordt dit vaak per mail opgevraagd, en wordt er niet altijd netjes op tijd gereageerd. Wanneer de gevraagde informatie binnen is, moet de behandelaar dit nog zelf aan het dossier toevoegen. Met het portaal wordt dit een stuk eenvoudiger.
 

Hoe werkt het portaal?

  • De octopus gebruiker drukt op één knop, en er wordt automatisch een vooraf gedefinieerd bericht naar de juiste afdeling of contactpersoon gestuurd waarin wordt uitgelegd wat er precies aangeleverd moet worden en binnen welke termijn. Indien de vakafdeling niet direct reageert, worden ook automatisch rappel mails gestuurd.
  • Door op een link in de email te klikken, komt de vakafdeling op een portaal waarin de gevraagde stukken eenvoudig ingesleept kunnen worden.
  • Vervolgens krijgt de behandelaar in Octopus een notificatie wanneer alles is aangeleverd. Deze stukken kunnen gecontroleerd worden, en door deze te “accepteren” worden de stukken automatisch in het digitale dossier geplaatst.
  • Verder kunnen er ook stukken naar de vakafdeling gepubliceerd worden, bijvoorbeeld een verslag van een zitting, of een genomen besluit.
In een volgende fase wordt het ook mogelijk dat mensen buiten de organisatie hiervan gebruik kunnen maken, zo zouden digitale stukken ook eenvoudig met een burger of advocaat uitgewisseld kunnen worden.
Octopus-portaal5.jpg
 

StUF

Christian heeft verteld wat de Octopus StUF adapter is, en uitgelegd wat er allemaal mee kan. 
StUF is een universele berichtenstandaard voor het elektronisch uitwisselen van gegevens tussen applicaties van VNG realisatie.
TrueLime heeft een convenant met VNG getekend waarin ze zich conformeert aan deze standaard, en alle koppeling volgens deze standaard realiseert. Hiermee wordt het eenvoudiger voor gemeenten om diverse systemen aan elkaar te koppelen wanner alle leveranciers zich aan deze standaard houden.
Zo hebben we op basis van deze standaard internet formulieren aan Octopus gekoppeld, DMS koppelingen gerealiseerd, en zijn we bezig een hele digitale “MijnOmgeving” aan Octopus te koppelen.
 

Zoekfunctie met faceted search

In eerdere klantenpanels is gesproken over een nieuwe zoekfunctionaliteit binnen Octopus, met faceted search.
Faceted search is het clusteren van zoekresultaten in relevante categorieën; om snel en intuïtief door grote sets data heen te filteren.
In eerdere sessies is al besproken hoe dit functioneel zou moeten gaan werken. Het idee is een “google” achtige zoek functionaliteit waarbij de gebruiker in één zoekvak iets intypt, en Octopus vervolgens zoekt in verschillende bronnen zoals , zaak data, meta data van document, maar ook op inhoud van documenten.
We hebben besproken wat de kosten zijn om dit te realiseren en zoeken een aantal klanten om deze nieuwe functie met elkaar te realiseren. TrueLime investeert uiteraard ook zelf mee in de ontwikkeling!
 

Het volgende klantenpanel...

Het volgende klantenpanel is gepland op dinsdag 5 februari bij de gemeente Amsterdam.


Wil jij ook meedenken én als eerste op de hoogte zijn van de nieuwe ontwikkelingen?

Heb jij interesse? Meld je dan aan via marketing@truelime.nl