TrueLime draagt bij met demonstratie Octopus.

26 februari 2017

Succesvol event Zaaksystemen in Beeld LIVE! 2017

Donderdagochtend 16 februari, 07:52. Een team van TrueLime afgevaardigden arriveert bij congrescentrum 1931 te ‘s Hertogenbosch. Ze zijn daar om deel te nemen aan Zaaksystemen in Beeld LIVE!, een event gericht op verschillende zaaksystemen op de markt. Aan de hand van verschillende themasessies is de eigen Octopus applicatie gedemonstreerd aan 400 medewerkers van gemeenten. Nadat alles was opgebouwd (#teambuildingJ) en de bezoekers binnen waren gedruppeld begonnen de leveranciers elk met een korte pitch...

Na de pitches begonnen de themasessies. De deelnemende teams presenteerden hun product aan de hand van een viertal vooraf door Zaaksystemen in Beeld bepaalde thema’s: Zaakbehandeling, Functioneel Beheer, Klantcontact én een vrije sessie. TrueLime presenteerde haar eigen applicatie ten behoeve van procesoptimalisatie genaamd Octopus.



Zaakbehandeling
Octopus is zeer krachtig in het optimaliseren van werkprocessen. De applicatie is opgebouwd met de focus op toegankelijkheid, gebruiksvriendelijkheid en efficiëntie. Middels een aantal zaaktypen is dit gedemonstreerd. Zo heeft TrueLime, de aanbieder van Octopus, jarenlange ervaring bij de juridische  afdelingen van de gemeente Rotterdam. Na de integratie van Octopus zijn er grote verbeterslagen gemaakt in het werkproces, met als gevolg dat de juridische afdeling bezwaren, beroepen en klachten sneller kan afhandelen.

Lees hier meer over praktijkcases van Octopus bij overheidsinstanties.

Functioneel Beheer
Octopus kent een uitgebreide Functioneel Beheer-module waarmee nieuwe zaaktypen, workflow en documenten kunnen worden ingericht. Hierbij is alles om een proces en het werk optimaal in te richten configureerbaar. TrueLime laat zien wat, in hun ogen, de meest belangrijke aspecten voor gebruikers zijn. Vooral medewerkers reageerden zeer positief op hoe goed Octopus een proces ondersteunt. De inrichting van Octopus zou dus een flinke boost kunnen geven in zowel de medewerkerstevredenheid als de medewerkers efficiëntie.



Klantcontact
In de themasessie Klantcontact demonstreert TrueLime de sterke zoekfunctie(s) in Octopus. Daarnaast wordt er getoond dat door middel van het aanmaken van ‘activiteiten’ contactmomenten kunnen worden vastgelegd en gepland. Door de sterke termijnbewaking in Octopus wordt geen klantafspraak meer gemist!

Snel inzicht in de status van zaken het digitale dossier bij contactmoment met een klant. Hiermee wordt de klant eenvoudig en snel geholpen en krijgt hij of zij een duidelijk antwoord op een vraag.

Vrije sessie
In de vrije sessie presenteerde TrueLime enkele handige modules en interfaces die ontwikkeld zijn bovenop de Octopus applicatie. Zo is er de KEI module die inspeelt op het (2017) doel dat alle communicatie met de rechtspraak digitaal gaat plaatsvinden. In co-creatie met gemeente Den Haag en Rotterdam heeft TrueLime al een werkend prototype ontwikkeld voor een automatische koppeling vanuit Octopus. TrueLime treedt voor deze gemeenten op als contactpartij met de Rechtspraak om de gebruikerswensen zo goed mogelijk te realiseren.

Meer over de KEI module kunt u hier lezen.

Een tweede voorbeeld is de Zitting-app: een gebruiksvriendelijk en efficiënt hulpmiddel tijdens (hoor)zittingen. De app haalt relevante documenten en gegevens op uit Octopus en maakt deze digitaal beschikbaar via een tablet. Er wordt winst geboekt op zowel tijd, papier en overzicht.

Meer over de Zitting-app kunt u hier lezen.

Knoppentafel
De bezoeker had tussen en tijdens de themasessies de mogelijkheid om Octopus te ervaren op de aanwezige ‘knoppentafels’. Hier werd de leveranciers ruimte geboden door op twee laptops de Octopus applicatie te bedienen. Waar nodig werd verdere uitleg gegeven door de aanwezige specialisten.



TrueLime kijkt terug op een geslaagd event, waar veel medewerkers van gemeenten enthousiast zijn geworden over Octopus. Goede opbouwende kritiek werd vanuit de zaal ook gegeven, waar TrueLime direct mee aan de slag gaat. Het TrueLime team keerde tevreden huiswaarts!

Wilt u meer weten over Octopus? Lees hier dan verder.
Over Zaaksystemen in Beeld LIVE!
Het event draait om het zien, beleven en ervaren van de verschillende zaaksystemen op de markt. Aan de hand van thema's worden in korte maar inhoudelijke sessies zaaksystemen voor gemeenten gedemonstreerd.

Bekijk hier de website.