Octopus Contractbeheer verbeterd met uitgebreide evaluatie-mogelijkheden

15 februari 2016

Nieuwe module: inplannen en registreren van uitgebreide, tussentijdse evaluaties.

De module Contractbeheer van Octopus BPM (Business Proces Management) is uitgebreid met een aantal handige functionaliteiten. Gemeenten en bedrijven die een contract tijdens de looptijd meerdere malen willen evalueren, kunnen dat nu eenvoudig in Octopus inplannen en registreren. Zo ontstaat per contract een uitgebreid digitaal dossier.

In Octopus Contractbeheer kan een bedrijf of gemeente standaard al onder meer contracten en overeenkomsten opslaan en koppelen aan de juiste bedrijfsprocessen en afdelingen. Octopus bewaakt de contracttermijnen en stuurt de juiste medewerker een notificatie zodra een contract bijvoorbeeld verlengd of opgezegd moet worden.

Periodieke evaluaties gedurende looptijd contract

Naast het bewaken van de ‘grote’ contractcyclus ‒ contract ondertekenen, aanpassen, verlengen/opzeggen ‒ kun je nu ook meerdere malen gedurende de looptijd (in ‘kleine cycli’) gemaakte afspraken, activiteiten en de kwaliteit van de dienstverlening controleren en registreren.

Periodiek kun je bijvoorbeeld registreren:

• Social return
• Client Serviceplan
• Externe contract-evaluatie
• Interne contract-evaluatie
• Controle urenstaten
• Telefoongesprekken met leverancier

Per type contract geef je in Octopus de gewenste activiteiten, de frequentie en de relevante (interne) contactpersonen aan. Voor elk nieuw contract van hetzelfde type, plant Octopus automatisch de gewenste activiteiten in.

Uitgebreid digitaal dossier

Per activiteit/registratie kun je toevoegen:

• een status of cijfer dat het resultaat weergeeft
• een verslag van de gemaakte afspraken
• een vervolgactiviteit, desgewenst inclusief een datum/deadline

Zo ontstaat per contract een uitgebreid digitaal dossier.

Notificaties voor zorgeloos contractbeheer

Dankzij de notificaties in Octopus krijgt de juiste medewerker ruim op tijd een herinnering voor elke activiteit. De ingeplande activiteiten van contracteigenaren en medewerkers staan altijd overzichtelijk in de werkvoorraad en het scherm ‘activiteiten per medewerker’.

Uitgebreide managementrapportages

De uitgebreide managementrapportages van Octopus helpen je overzicht en grip te houden. Octopus genereert standaardrapporten over onder meer lopende contracten per eigenaar, voortgang en geplande activiteiten in de komende periode. Met één druk op de knop maak je rapportages met overzichtelijke tabellen en diagrammen. Desgewenst kun je deze informatie met de ‘Octopus reporting connector’ ook naar andere rapportagetools exporteren. 
 
Octopus-logo.png
Eddy de Ridder
+31 (0)6  460 225 66
Meer weten?
Je gegevens worden alleen gebruikt om contact op te nemen