De complexiteit van bijna alle zaken en daaraan gekoppelde processen waarmee gemeenten en overheidsinstellingen worden geconfronteerd neemt steeds verder toe. Dit noodzaakt tot een aanpak waarin wordt uitgegaan van de zaak, oftewel zaakgericht werken.
 

Zaakgericht werken en procesmanagement

 

Zaakgericht werken gaat uit van standaardisatie van procedures en de bijbehorende informatie. Om zaken op een efficiënte en effectieve manier af te handelen is het structuren van het werk noodzakelijk. Structurele veranderingen waarin technologie, processen en mensen worden samengebracht.

Zaakgericht werken wordt niet alleen bij gemeenten toegepast maar ook bij onderwijsinstellingen, zorginstellingen of andere overheidsinstellingen, zoals veiligheidsregio’s of waterschappen. Deze organisaties willen namelijk ook processen efficiënter inrichten en hun klant of patiënt sneller helpen en inzicht geven in de status van een proces (zaak).
 

Overgaan naar zaakgericht werken met een passend zaaksysteem

De veranderingen in verantwoordelijkheden binnen een organisatie zijn belangrijk, maar óók de aanschaf en implementatie van een (zaak)systeem.
Een systeem blijft altijd ondersteunend, echter is het inmiddels wel een essentieel onderdeel voor het zaakgericht werken.
Zonder passend zaaksysteem is het onmogelijk om op de juiste manier zaakgericht te werken​.
Er zijn meerdere typen systemen die zaakgericht werken ondersteunen. Dat kan verschillen van complexe systemen met een workflowmanagementmodule tot eenvoudige systemen.
Voor eenvoudige zaken waarbij maar weinig specifieke informatie moet worden vastgelegd, kan wellicht gebruik gemaakt worden van een generiek systeem.
Een generiek systeem schiet echter tekort voor het vastleggen van informatie voor complexere zaken zoals het afhandelen van bezwaren. Voor complexere zaken zal er voor een zaak specifieke oplossing gekozen moeten worden.