Zaakgericht werken met Octopus software

Zaakgericht werken

Zonder passend zaaksysteem is het onmogelijk om op de juiste manier zaakgericht te werken

De complexiteit van bijna alle zaken en daaraan gekoppelde processen waarmee gemeenten en overheidsinstellingen worden geconfronteerd neemt steeds verder toe. Dit noodzaakt tot een aanpak waarin wordt uitgegaan van de zaak, oftewel zaakgericht werken.
 

Zaakgericht werken en procesmanagement

 

Zaakgericht werken gaat uit van standaardisatie van procedures en de bijbehorende informatie. Om zaken op een efficiënte en effectieve manier af te handelen is het structuren van het werk noodzakelijk. Structurele veranderingen waarin technologie, processen en mensen worden samengebracht.

Zaakgericht werken wordt niet alleen bij gemeenten toegepast maar ook bij onderwijsinstellingen, zorginstellingen of andere overheidsinstellingen, zoals veiligheidsregio’s of waterschappen. Deze organisaties willen namelijk ook processen efficiënter inrichten en hun klant of patiënt sneller helpen en inzicht geven in de status van een proces (zaak).
 
Zaakgericht werken verbetert de dienstverlening, verhoogt de efficiëntie
én zorgt voor kostenbesparing.


Overgaan naar zaakgericht werken met een passend zaaksysteem


De veranderingen in verantwoordelijkheden binnen een organisatie zijn belangrijk, maar óók de aanschaf en implementatie van een (zaak)systeem.
Een systeem blijft altijd ondersteunend, echter is het inmiddels wel een essentieel onderdeel voor het zaakgericht werken.
Zonder passend zaaksysteem is het onmogelijk om op de juiste manier zaakgericht te werken​.
Er zijn meerdere typen systemen die zaakgericht werken ondersteunen. Dat kan verschillen van complexe systemen met een workflowmanagementmodule tot eenvoudige systemen.

Er is géén generieke module of applicatie denkbaar waarin het mogelijk is om voor álle zaken die binnen een gemeente of overheidsinstelling voorkomen de gewenste informatie vast te leggen.

Voor eenvoudige zaken waarbij maar weinig specifieke informatie moet worden vastgelegd, kan wellicht gebruik gemaakt worden van een generiek systeem.
Een generiek systeem schiet echter tekort voor het vastleggen van informatie voor complexere zaken zoals het afhandelen van bezwaren. Voor complexere zaken zal er voor een zaak specifieke oplossing gekozen moeten worden.

Zaaksysteem Octopus

Dé zaakspecifieke oplossing voor complexe processen zoals bezwaren, beroepen en klachten!

logos_OCT-(2).png

Meer dan 20 jaar ervaring in zaakgericht werken en optimalisatie van (juridische) werkprocessen


Het optimaliseren van processen is een discipline waar we ons al meer dan 20 jaar mee bezig houden. In die jaren is onze specialisatie in Workflow Management Software ontstaan.  

Octopus is een bewezen, succesvolle applicatie, met deze applicatie beschikken we over een betrouwbare software-oplossing voor procesoptimalisatie.
Octopus biedt veel (integratie) mogelijkheden, zowel generiek als specifiek. Het belangrijkste kenmerk van onze software is dat deze zich eenvoudig aanpast aan jóuw werkomgeving en processen.


“De samenwerking was (en is) nog steeds heel plezierig, omdat écht de tijd is (en wordt) genomen om het product enerzijds uit te leggen en anderzijds te ‘ontwerpen’ voor de werkwijze bij de provincie''. 
– Provincie Utrecht
 
Zie hier de case:

Provincie Utrecht eerste provincie met Octopus



Flexibel Zaaksysteem Octopus voor zaakspecifieke oplossingen

 

Octopus is ontstaan als specifieke applicatie voor het afhandelen van bezwaarschriften en heeft zich in de loopt van de tijd steeds meer ontwikkeld als systeem waarin al meer dan 20 verschillende zaaktypes kunnen worden afgehandeld.

Octopus werkt net als “generieke zaaksystemen” ook zaakgericht en wordt bij verschillende gemeenten ingezet als modulair zaaksysteem. Dit betekent dat de componenten los in te zetten zijn. Hierdoor is flexibiliteit gegarandeerd en kan er naar verloop van tijd naar eigen wens componenten aan toegevoegd worden. 
Octopus heeft een groot aantal standaard modules, die wij zo nodig volledig kunnen aanpassen aan jullie specifieke situatie. Ook na organisatieveranderingen, wetswijzigingen of procesoptimalisaties (LEAN-trajecten) is Octopus eenvoudig opnieuw in te richten.

Automatisering en optimalisatie van processen voor meer dan 20 zaaktypes, o.a.

 

Bezwaren en beroepen

Klachten

Contractmanagement en –beheer

 


''Wij zijn blij met de goede samenwerking en het meedenken door TrueLime waardoor meerdere processen van het team Juridische zaken en inkoop met Octopus goed ondersteund worden'' 
 

De belangrijkste kenmerken en features:

 
  • Termijnbewaking (inclusief notificaties, signalering en rappèllijsten)

  • Managementrapportages (uren- en kostenverantwoording)

  • Dossieropbouw en -beheer met uitgebreide zoekfunctie

  • Documentcreatie van standaard brieven en e-mails

  • Clusterverwerking (één afhandeling voor meerdere zaken tegelijk)

  • Integratie met diverse systemen

  • Ontsluiting via het web en een App voor burger, bedrijven en externe gebruikers


 “De clusterverwerking werkt erg gemakkelijk bij meerdere bezwaarschriften tegen hetzelfde besluit. Dat levert tijdwinst op omdat de te nemen stappen bij de geclusterde zaken automatisch worden doorgezet.”
- Gemeente Veldhoven


Aansluiting op elk werkproces
 

Wij weten uit ervaring dat processen per organisatie kunnen verschillen. Daarom is voor écht optimaliseren vaak deels maatwerk nodig. Dankzij de flexibiliteit van Octopus en onze jarenlange ervaring, kunnen we Octopus altijd aan jullie eisen en wensen aanpassen.
 
''Onze samenwerking verliep hartstikke fijn. Na elke gebruikerstest gaf ik de feedback van mijn collega's door aan TrueLime. Daarbij waren de korte lijnen met TrueLime heel prettig, zeker in zo'n intensief project!''
- Gemeente Rotterdam

 

Wat is de kracht van Octopus software?

  • Snel implementeerbaar
  • Gebruiksvriendelijk en zelf te beheren
  • Schaalbaar, systeem past zich aan aan het proces in plaats van andersom
  • Goede integratie met relevante systemen (DMS/KCC/IAM/GBA/BI tools/MS Office etc.)
'Voor een zaakgericht en waterdicht proces'
 
Zaaksysteem-Octopus-klein-(2).jpg
Download het e-book '51 ideeën om het bezwaarproces te verbeteren' Bezwaarproces-verbeteren-e-book-klein-(1).jpg
Een grote kostenpost én tijdrovende klus binnen juridische afdelingen is het afhandelen van bezwaren en beroepen.

Bereken wat jouw gemeente kan besparen bij het afhandelen van bezwaren met Octopus.

 

Klanten

Meer dan 50 gemeenten & overheidsinstellingen maken gebruik van Octopus, onder andere:
Gemeente Amsterdam
Gemeente Den Haag
Gemeente Eindhoven
Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid
Gemeente Rotterdam
RDW

Zie hier enkele van onze projecten bij gemeenten en overheidsinstellingen


Business-Process-management-Octopus-klein-(5).jpg

Wil je een vrijblijvende Octopus demo? 
Vul dan onderstaand formulier in!

Door op 'Verstuur' te klikken geef je toestemming voor het gebruik van jouw gegevens voor het afhandelen van jouw vraag. Lees meer in ons Privacy Statement.

NIEUW: Octopus portaal!

Effectief en efficïent werken door automatische handelingen?
Dankzij het portaal kunnen er makkelijk documenten uitgewisseld worden binnen de gehele organisatie.

Het Octopus portaal zorgt ervoor dat óók medewerkers die geen Octopus gebruiken acties kunnen uitvoeren met betrekking tot de documenten in Octopus.

Lees hier meer over het Octopus portaal!
Octopus-portaal5.jpg