Automatiseer bezwaar- en beroepprocessen en bespaar tijd én geld!

Met Octopus wordt niet alleen bespaard op de kosten

De kwaliteit van de dienstverlening aan de burger wordt óók verhoogd 
Octopus stroomlijnt juridische processen

Met Octopus standaardiseer je tal van werkzaamheden, zoals:
- de aanmaak van brieven en rapporten
- het opstellen van vergaderschema’s
- het bewaken van termijnen

Het systeem bouwt elektronische dossiers automatisch op en er is tevens een zoeksysteem.  

Octopus automatiseert diverse taken

Vele administratieve basisactiviteiten worden geautomatiseerd, zoals:
- het opbouwen van digitale dossiers per zaak
- de aanmaak van verzendklare documenten als verdagingsbrieven en ontvangstbevestigingen
- het opstellen van betalingsopdrachten
- bulkverwerking van zaken

Octopus informeert en geeft inzicht

Je krijgt beter inzicht in alle beschikbare gegevens en zowel de efficiëntie als de kwaliteit van het werk wordt verhoogd t.o.v. handmatige verwerking.
Dankzij de uitgebreide rapportagemogelijkheden kun je actief sturen en is er interactieve inzage in de status van een zaak. 
Met Octopus is het papieren dossier verleden tijd. 

Octopus bezwaar en beroep

De Octopus-modules Bezwaar en Beroep brengen alle processen rond bezwaar en beroep onder één noemer.
Het systeem sorteert de werkvoorraad met kleurcodes. Dankzij deze kleurcodes en notificaties hoef je nooit een termijn te overschrijden, en gaat die brief naar een bezwaarde of een externe bezwaarcommissie keurig op tijd de deur uit.
Is er sprake van uitstel of verdaging? Ook die termijnen houdt Octopus automatisch bij.

Deze Octopus-module: 

  • ondersteunt juridisch processen met een elektronisch dossier per zaak;
  • voert specifieke taken uit, zoals brieven genereren, termijn stellen en  bewaken en uitstel registeren;
  • beschikt over uitgebreide zoekmogelijkheden, bijvoorbeeld op onderwerp  of zaaknummer.

Doordat processen (meer) geautomatiseerd worden, zijn er besparingen bij in gebruik name van Octopus.
Denk hierbij aan:

 
  • Minder tijd nodig voor het afhandelen van een bezwaar en-of beroep;
  • Minder kosten voor uitprinten, kopiëren en sturen van documenten door digitalisering;
  • Minder onvoorziene kosten door meer kwaliteit in gegevens en processen. Bijvoorbeeld doordat er geen termijn onbewust gemist wordt;
  • Doordat documenten maar op 1 plek opgeslagen worden is minder opslag nodig en zijn er minder fouten door bewaren op meerdere plekken;
  • Minder tijd nodig voor het dubbel invoeren van gegevens bij gebruik van de diverse koppelingen
 
“De clusterverwerking werkt erg gemakkelijk bij meerdere bezwaarschriften tegen hetzelfde besluit. Dat levert tijdwinst op omdat de te nemen stappen bij de geclusterde zaken automatisch worden doorgezet.”
- Gemeente Veldhoven

 

Bereken hieronder hoeveel jouw gemeente per jaar kan besparen!

* Bovenstaande berekening is gebaseerd op de resultaten van een benchmarkonderzoek van Berenschot. De kosten per bezwaar in een gemeente met minder dan 50.000 inwoners zijn gemiddeld 1311 euro en de kosten per bezwaar in een gemeente met meer dan 50.000 inwoners zijn gemiddeld 675 euro.
We schatten in dat met het gebruik van Octopus de kosten voor afhandeling van bezwaren met zo’n 15% dalen. 

Nieuwsgierig?

We lichten de mogelijkheden van Octopus graag toe in een vrijblijvende demo.
Door op 'Verstuur' te klikken geef je toestemming voor het gebruik van jouw gegevens voor het afhandelen van jouw vraag. Lees meer in ons Privacy Statement.