Het Octopus portaal zorgt voor procesoptimalisatie

NIEUW: Octopus portaal!

Minder handmatige handelingen & minder papierwerk = efficiënt werken!
Het portaal is een op web gebaseerde toegangspoort naar afgeschermde informatie, welke gekoppeld is met Octopus.
Dankzij het portaal kunnen er makkelijk documenten uitgewisseld worden binnen de gehele organisatie, zodat er effectiever en efficiënter gewerkt kan worden.
 

Het Octopus portaal is door ons gebouwd op vraag van de gemeente Den Haag en de gemeente Heerenveen. Zij hadden de wens om medewerkers binnen de eigen organisatie toegang te geven tot Octopus die geen Octopus gebruiker zijn, maar wel acties uit dienen te voeren met betrekking tot documenten binnen Octopus.

Waar is het portaal voor bedoeld?



Het uitwisselen van documenten
binnen de eigen organisatie (Vakafdeling):

 
Aanleveren  van stukken/Verweer
Publiceren van documenten



Het uit laten voeren van acties
door andere medewerkers:


Contract evaluatie
Bellen met de burger door primaire vakafdeling

 Hoe ziet het portaal eruit?

Octopus-portaal5.jpg
 

Voor welke documenten is het o.a. geschikt?

  • Verslagen van hoorzittingen
  • Beslissingen op bezwaar
  • Contractverlengingen

Met deze module maken we het werk van de Overheidsjurist een stuk efficiënter.
Het systeem zorgt voor rappelleren en bewaken van de voortgang zodat de jurist hier geen zorgen meer over hoeft te maken!
 - André Pijl, Product Manager Octopus


Hoe werkt het precies?

1. Behandelaar klikt in Octopus op portaalverzoek
2. Collega ontvangt een e-mail met daarin het verzoek
3. Behandelaar ontvangt notificatie wanneer het verzoek in behandeling is
4. Behandelaar bewaakt de voortgang
5. Behandelaar ontvangt notificatie wanneer verzoek is afgehandeld


Welke  voordelen brengt het met zich mee om het portaal te gebruiken?

Octopus-portaal2-(2).jpg
















Welk ‘probleem’ lost het op?

Wanneer er gebruik wordt gemaakt van het portaal scheelt dit enorm veel handelingen. Normaal dienen Overheidsjuristen andere medewerkers te bellen of mailen om verzoeken afgehandeld te krijgen, daarnaast moeten ze handmatig documenten in dossiers toevoegen. Met het Octopus portaal gaat dit veel sneller en efficiënter.
Meer informatie? 

Het Octopus portaal kan binnenkort als module worden aangeschaft. Meer informatie? Neem contact op met Hans Konings of via onderstaand formulier.

Nieuwsgierig?

We lichten de mogelijkheden van Octopus en het portaal graag toe in een vrijblijvende demo.
Door op 'Verstuur' te klikken geef je toestemming voor het gebruik van jouw gegevens voor het afhandelen van jouw vraag. Lees meer in ons Privacy Statement.