Digitalisering met Octopus biedt voordelen voor burgers, medewerkers én management

Efficiënt werken, kwaliteit van gegevens verbeteren én de burger transparanter en beter helpen.

Met de implementatie van Octopus worden de burgers beter en efficiënter geholpen bij de afhandeling van juridische procedures tegen de gemeente. 

Gemeente Den Haag werkt al sinds 1999 met Octopus voor de behandeling van bezwaarschriften, beroepzaken, voorlopige voorzieningen en interne advies aanvragen. Inmiddels is Octopus aangesloten op hun interne DMS (Document management Systeem) waardoor alle documenten volgens de archiefwet worden bewaard en op tijd worden vernietigd. Daarnaast is er op vraag van de gemeente een portaal ontwikkeld waardoor er gemakkelijk documenten kunnen worden uitgewisseld binnen de organisatie.

Octopus en Gemeente Den Haag; al 20 jaar een begrip

Den Haag maakt al ruim 20 jaar gebruik van het product Octopus en de dienstverlening van TrueLime. Door de implementatie van zaakspecifiek zaaksysteem Octopus maakt de gemeente een belangrijke stap in de digitalisering. Het is mogelijk gemaakt voor burgers, inwoners en belangenbehartigers om eenvoudig online zaken in te dienen, bijbehorend dossier in te zien en de status te volgen.

TrueLime implementeerde de volgende modules van Octopus om zaken digitaal af te handelen en processen te verbeteren:

  • Bezwaar: voor het indienen van bezwaren
  • Beroep: voor in beroep gaan op een besloten zaak
  • Voorlopige voorziening: om een voorlopige voorziening aan te vragen terwijl de zaak loopt
  • Intere adviesaanvragen: voor het afhandelen van interne adviezen

Momenteel worden er jaarlijks ongeveer 10.000 zaken afgehandeld met Octopus, door ongeveer 100 gebruikers.

Vanwege de jarenlange samenwerking en de tevredenheid over Octopus was het voor de gemeente Den Haag een logische stap om samen met TrueLime nieuwe digitale initiatieven te ontwikkelen. Een van die initiatieven is het Octopus portaal.

Ontwikkeling van Octopus portaal in samenwerking met Gemeente Den Haag

Normaalgesproken bellen of mailen Overheidsjuristen naar andere medewerkers om verzoeken afgehandeld te krijgen, daarnaast moeten ze handmatig documenten in dossiers toevoegen. Dit zorgt voor veel extra werk intern.

De oplossing hiervoor is het Octopus portaal. Deze module is door ons gebouwd op vraag van de gemeente Den Haag en de gemeente Heerenveen. Deze gemeenten hadden de wens om medewerkers binnen de eigen organisatie toegang te geven tot Octopus die geen Octopus gebruiker zijn, maar wél acties uit dienen te voeren met betrekking tot documenten binnen Octopus.

Het portaal is een op web gebaseerde toegangspoort naar afgeschermde informatie, welke gekoppeld is met Octopus.
Dankzij het portaal kunnen er makkelijk documenten uitgewisseld worden binnen de gehele organisatie, zodat er effectiever en efficiënter gewerkt kan worden.

Waar is het portaal voor bedoeld?

  • Het uitwisselen van documenten binnen de eigen organisatie

  • ​Het uit laten voeren van acties door andere medewerkers
 

''Met dit portaal maken we het werk van de Overheidsjurist een stuk efficiënter.
Het systeem zorgt voor rappelleren en bewaken van de voortgang zodat de jurist zich hier geen zorgen meer over hoeft te maken!''
 
- André Pijl, Product Manager Octopus


Octopus-portaal5.jpg

De voordelen van de digitalisering met Octopus voor burgers, medewerkers én management

De implementatie van verschillende Octopus modules heeft gezorgd voor kostenbesparing, betere kwaliteit van dienstverlening en procesafhandeling en betere kwaliteit van de data en documenten. 

  • Betere service voor burgers

Met de implementatie van Octopus worden de burgers beter en efficiënter geholpen bij de afhandeling van juridische procedures tegen de gemeente. Tevens kunnen de burgers gemakkelijk hun zaak online indienen, het verloop van de procedure volgen en de benodigde informatie ontvangen. 

  • Efficiënt werken voor medewerkers

Door de digitalisering is er voortdurende beschikbaarheid over alle stukken op elke plek. Dit is ook een voordeel voor flexwerken. En met de unieke clusterfunctie van Octopus kunnen meerdere zaken tegen hetzelfde besluit in één keer worden afgehandeld. De juridische afdeling kan op deze manier veel efficiënter werken.

  • Verbeterde kwaliteit en minder administratieve uren door koppeling aan DIGID

Door het digitaal indienen van bezwaar te koppelen aan DIGID hoeven NAW gegevens niet meer te worden ingevoerd en worden daarmee geen fouten gemaakt. Daardoor zijn ook minder administratieve uren nodig. Door toename van het aantal digitale bezwaarschriften neemt de vereiste administratieve functie (die schrijven geen tijd) af.

  • Betere monitoring van het verloop van het proces voor het management

Door de tijdschrijfmodule is er beter inzicht in het werkproces en een betere sturing mogelijk, zowel op proces als medewerkers. 

  • Een goed vindbaar archief door koppeling met DMS

Octopus is gekoppeld met het interne document management systeem (DMS) waardoor alle documenten vanaf de bron in te zien zijn, volgens de archiefwet worden bewaard en op tijd worden vernietigd. Hiermee wordt het werk nauwkeuriger want documenten staan nog maar op 1 plek en het is niet meer nodig om zaken dubbel in te voeren in de systemen. Het archief is kwalitatief, volgens de wettelijke voorschriften en voor iedereen goed vindbaar.

  • Tijdsbesparing door inzet van Octopus; minder medewerkers voor hetzelfde aantal zaken

Door het automatiseren en optimaliseren van de processen bij zaakafhandeling zijn er minder medewerkers nodig voor het afhandelen van zaken. 
Kees Lina, Teammanager Juridische zaken gemeente Den Haag vertelt over de besparing die meetbaar is doordat de tijdschrijfmodule aantoont dat er minder tijd nodig is voor afhandeling intern. ''De gemiddelde tijdsbesteding van een jurist per bezwaarschrift is in de afgelopen jaren met 2 uur gedaald''

''De gemiddelde tijdsbesteding van een jurist per bezwaarschrift is in de afgelopen jaren met 2 uur gedaald''
Kees Lina, Teammanager Juridische zaken gemeente Den Haag

Voortrekkersrol in digitalisering van de rechtspraak (KEI)

In het landelijk project rondom de digitalisering van de rechtspraak heeft Gemeente Rotterdam met Gemeente Den Haag en TrueLime een voortrekkersrol gespeeld door al een interface module te ontwerpen en realiseren om zaken aan te kunnen leveren aan de raad van de rechtspraak (en eventueel aan andere organisaties of individuen).

Nieuw project, nóg meer service aan de burger via ''MijnDenHaag''

Momenteel zijn we aan het werken aan een gezamelijk nieuw project om online de burger nog meer service te bieden op een “MijnDenHaag” omgeving waarin zaken uit diverse achterliggende systemen realtime worden opgevraagd en online ook nieuwe zaken gestart kunnen worden waar Octopus ook op aangesloten wordt.

De Gemeente Den Haag

Den Haag of 's-Gravenhage is de hoofdstad van de provincie Zuid-Holland en met 534.158 inwoners de op twee na grootste gemeente van Nederland, na Amsterdam en Rotterdam.

Logo_gemeente_Den_Haag-zaaksysteem-Octopus.jpg

Wil je meer weten?

Vraag nu een vrijblijvende demo aan!

Door op 'Verstuur' te klikken geef je toestemming voor het gebruik van jouw gegevens voor het afhandelen van jouw vraag. Lees meer in ons Privacy Statement.
Door op 'Verstuur' te klikken geef je toestemming voor het gebruik van jouw gegevens voor het afhandelen van jouw vraag. Lees meer in ons Privacy Statement.