Workflow software Octopus zorgt voor kwalitatieve en efficiënte bezwaarafhandeling

Digitale en automatische bezwaarafhandeling bij Parkeerbeheer Bergen Op Zoom

''Er zijn inmiddels tientallen bezwaren binnengekomen en we merken dat de afhandeling zeer efficiënt verloopt en de kwaliteit is verbeterd.''

Parkeerbeheer Bergen op Zoom regelt alle zaken met betrekking tot parkeren in de gemeenten Bergen op Zoom en Roosendaal. Zo ook de bezwaarafhandeling van parkeerboetes.
Bezwaarschriften kwamen in het verleden schriftelijk binnen en werden handmatig ingevoerd en afgehandeld. Dit werkte niet efficiënt en de kwaliteit werd niet geheel gewaarborgd.

De wens van Parkeerbeheer Bergen Op Zoom was zogezegd een gebruiksvriendelijk systeem om overzichtelijk alle bezwaren af te handelen en tevens rapportages te kunnen genereren. Parkeerbeheer BOZ ging met TrueLime in zee vanwege de jarenlange ervaring op gebied van bezwaarafhandeling met workflow software.
Er is gekozen voor cloud-oplossing Octopus Web waarbij de webformulieren gekoppeld zijn aan Octopus. Bezwaren kunnen inmiddels digitaal ingediend worden en de afhandeling hiervan loopt efficiënt middels een ingerichte workflow.
 

Fase 1 | Implementatie flexibele cloud-oplossing Octopus Web

Tijdens de eerste helft van het project, heeft TrueLime voor Parkeerbeheer Octopus Web ingericht en geïmplementeerd. Octopus Web is een flexibele cloud-oplossing voor procesoptimalisatie van (juridische) processen. Het voordeel van Octopus Web is dat deze via de webinterface vanaf elke gewenste locatie te bereiken is. Daarnaast hoeft Parkeerbeheer zich geen zorgen te maken over de hosting, dit wordt door TrueLime gedaan.
Octopus Web is in januari 2018 live gegaan. De bezwaren komen in deze fase nog schriftelijk binnen en worden handmatig in Octopus gezet waarna ze via een ingericht werkproces (workflow) afgehandeld worden.
 

Fase 2 | Ingediende gegevens webformulier in Octopus via StUF

Bewoners BOZ en Roosendaal kunnen digitaal bezwaar indienen dankzij webformulier
In de tweede fase is TrueLime aan de slag gegaan met het ontwikkelen en implementeren van een webformulier voor de huidige website, zodat de bezwaarschriften niet meer handmatig in Octopus gezet hoeven te worden. Via dit formulier kunnen de inwoners van Bergen op Zoom en Roosendaal hun bezwaren op parkeerboetes namelijk digitaal indienen.
Er is een koppeling gemaakt tussen het webformulier en Octopus Web. De ingediende gegevens van de bezwaarschriften worden via de Standaard Uitwisselings Formaat (StUF) in Octopus Web klaargezet in de werkvoorraad.
Parkeerbeheer BOZ kan vanuit de werkvoorraad bepalen of een bezwaarschrift in behandeling wordt genomen óf wordt afgekeurd.
Indien het bezwaarschrift in behandeling wordt genomen, wordt het bezwaar middels een daarvoor ingerichte workflow afgehandeld. Vanuit Octopus Web kan  tevens de bezwaarbrief richting de indiener gegenereerd worden.

 

Van klantwens naar generieke technische oplossing

Het ontwikkelen van het stand-alone formulier en de koppeling met Octopus is maatwerk. Een stand-alone formulier is een formulier dat door TrueLime wordt gehost. Deze wordt in de bestaande website geïntegreerd en zorgt ervoor dat de gegevens na het verzenden van het formulier direct worden opgenomen in de workflow van Octopus.
Om deze oplossing tot stand te brengen is de gehele workflow en de technische basis (architectuur) in kaart gebracht. Hierna is de klantwens omgezet in een vertaling naar een technische oplossing die werkt! Het formulier is generiek opgezet, wat betekent dat deze gemakkelijk voor Parkeerbeheer bij andere gemeenten kan worden uitgerold.
 
Het is een generieke oplossing die ook voor Parkeerbeheer bij andere gemeenten makkelijk uitgerold kan worden, onafhankelijk van het webplatform. Ronald Kal, Scrum Master TrueLime
 

Overzicht in ingediende bezwaren en inzicht door rapportages

Dankzij een op maat ontwikkelde functionaliteit is er direct overzicht in de ingediende bezwaren. Daarnaast biedt Octopus Web aanpasbare dashboards voor de gewenste rapportages en KPI's. Deze zijn eenvoudig te creëren en geven een duidelijk overzicht. De dashboards geven direct een visueel inzicht in bijvoorbeeld de statussen. Vooral voor het management bieden de rapportagemogelijkheden veel voordelen. ”We hebben met deze oplossing een grote stap kunnen zetten in efficiëntie en hebben een veel beter overzicht over de processen. Dit is prettig in de uitvoering van het werk en prettig voor het management maar ook voor de bezwaar maker.” Mike Schenk Bedrijfsleider a.i. Parkeerbeheer Bergen op Zoom.
 
”We hebben met deze oplossing een grote stap kunnen zetten in efficiëntie (zo'n 25% efficiëntie winst) en hebben een veel beter overzicht over de processen. Dit is prettig in de uitvoering van het werk en prettig voor het management maar ook voor de bezwaar maker.”
Mike Schenk Bedrijfsleider a.i. Parkeerbeheer Bergen op Zoom.

Parkeerbeheer-Bergen-op-Zoom-Octopus-bezwaarafhandeling.jpg

Bergen Op Zoom loopt voor met digitale bezwaarafhandeling via workflow

Nu 6 maanden later is de gehele oplossing geïmplementeerd en in productie genomen.
Parkeerbeheer Bergen op Zoom loopt voor met deze oplossing waarbij digitale bezwaren direct in een workflow worden opgenomen en afgehandeld worden. Een snelle afhandeling van zo'n 3500 zaken per jaar is hiermee gegarandeerd.
Parkeerbeheer Bergen op Zoom is tevreden met het resultaat. ''Parkeerbeheer heeft als doel zo (kosten)efficiënt mogelijk te werken. Hierdoor worden immers kosten bespaard voor de opdrachtgevers. Het digitaliseren en optimaliseren van het proces bezwaar en beroep was hierbij een belangrijk item. Met deze oplossing hebben we die stappen kunnen maken. Er zijn inmiddels tientallen bezwaren binnengekomen en we merken dat de afhandeling zeer efficiënt verloopt en de kwaliteit is verbeterd.'' Mike Schenk, Bedrijfsleider a.i. Parkeerbeheer Bergens op Zoom.


'' Met deze oplossing hebben we de juiste stappen kunnen maken. Er zijn inmiddels tientallen bezwaren binnengekomen en we merken dat de afhandeling zeer efficiënt verloopt en de kwaliteit is verbeterd.”  

Typisch TrueLime

  • Verantwoordelijkheid nemen om afspraken na te komen en een goed werkende totaaloplossing te implementeren waar de klant blij van wordt.
  • Meedenken vanuit de klant én de indiener en hierbij goed kijken naar hoe zij werken en in de toekomst zullen werken. Vanuit deze positie sluit het proces van het digitaal indienen van het bezwaar goed aan op de wensen van Parkeerbeheer.


Zie hier andere interessante cases
 

Sittard-Geleen verbetert processen met Octopus

Zaaksysteem Octopus bij Heerenveen


Bezwaarschriftprocedure geoptimaliseerd bij Provincie Utrecht


Wil je meer weten?

Vraag nu een vrijblijvende demo aan!

Door op 'Verstuur' te klikken geef je toestemming voor het gebruik van jouw gegevens voor het afhandelen van jouw vraag. Lees meer in ons Privacy Statement.