TrueLime richt nieuwe workflow-software in voor Gemeente Heerlen

Automatisering workflow geeft tijdswinst voor juridische procedures

Op 1 januari 2018 nam Gemeente Heerlen het nieuwe zaaksysteem Octopus in gebruik. De gemeente koos Octopus, omdat dit systeem de workflow voor bezwaar- en beroepsprocedures standaardiseert en automatiseert.
De afhandeling van juridische procedures wordt daarmee nauwkeuriger en efficiënter. TrueLime richtte in overleg met de gemeente het zaaksysteem zó in dat het zo goed mogelijk aansluit bij de werkwijze van de medewerkers.

De gemeente koos Octopus, omdat dit systeem de workflow voor bezwaar- en beroepsprocedures standaardiseert en automatiseert.

 


Weinig handmatig werk in Octopus

Gemeentes zijn per wet gebonden aan bepaalde termijnen om juridische procedures af te handelen. Octopus automatiseert deze procedures en maakt afhandeling efficiënter. Omdat het systeem gekoppeld is aan de Basisregistratie Personen (BRP), worden de juiste gegevens automatisch ingeladen in plaats van handmatig overgetikt.
Het systeem maakt daarbij op een unieke manier gebruik van geautomatiseerde brieftemplates voor het op de hoogte stellen van indieners en belanghebbenden. Medewerkers kunnen daardoor snel en gemakkelijk elke volgende stap in het juridische proces afronden.
Verschillende gemeentes werken al naar tevredenheid met Octopus. “De gemeente Heerlen wilde graag gebruikmaken van de ervaring die TrueLime bij andere gemeenten opdeed en een getoetst systeem implementeren”, legt TrueLime projectmanager Frido Fraterman uit.

“De gemeente Heerlen wilde graag gebruikmaken van de ervaring die TrueLime bij andere gemeenten opdeed en een getoetst systeem implementeren”​ - Frido Fraterman, Projectmanager TrueLime
 

Compleet digitaal, koppeling met BRP en automatische brieven

Tijdens de kick-off werd duidelijk hoe de gemeente Heerlen de implementatie voor zich zag. Allereerst wilde de gemeente het nieuwe systeem graag uiterlijk 1 januari 2018 in gebruik kunnen nemen.

Daarnaast waren de belangrijkste wensen om:
  • volledig digitaal te gaan werken in één compleet dossier
  • automatisch overhevelen van gegevens mogelijk te maken met een koppeling met BRP
  • het opstellen van brieven te automatiseren met sjablonen

Implementatie Octopusmodules

TrueLime richtte Octopus voor de gemeente op een manier in die op hun werkprocessen aansloot. De volgende Octopusmodules voor juridische procedures werden geïmplementeerd:
  • Bezwaar
  • Beroep
  • Hoger Beroep
  • Voorlopige voorziening

Installatie bij externe locatie

De werkomgeving van de gemeente Heerlen wordt bij een nevenlocatie van de gemeente gehost en beheerd. Daarom moest de installatie van Octopus ook op deze locatie plaatsvinden. Meestal hosten gemeenten hun werkomgeving op het hoofdkantoor. “De nevenhuisvesting van de werkomgeving zorgde voor een paar uitdagingen tijdens de installatie”, zegt Frido Fraterman. “We moesten een paar extra stappen zetten om te zorgen dat Octopus goed op de remote omgeving draaide en op de juiste manier communiceerde met de database. Door alle vakkundige mensen met elkaar in één kamer te zetten, is dit in één dag gelukt.”

“We moesten een paar extra stappen zetten om te zorgen dat Octopus goed op de remote omgeving draaide en op de juiste manier communiceerde met de database. Door alle vakkundige mensen met elkaar in één kamer te zetten, is dit in één dag gelukt.”​ - Frido Fraterman, Projectmanager TrueLime
 

Finetunen van sjablonen en autorisaties

“Na de implementatie van Octopus was er nog enige finetuning nodig”, zegt Pascal Pletzers, hoofd stafafdeling Juridische Zaken bij de gemeente. De sjablonen laadden niet meteen op de gewenste manier gegevens in. Daar moest dus nog het één en ander aan aangepast worden.
Ook de autorisatie van medewerkers had nog wat aandacht nodig. In Octopus worden rollen gedefinieerd voor medewerkers die ervoor zorgen dat medewerkers de juiste autorisatie hebben om bepaalde handelingen wel of niet uit te voeren. Het kan complex zijn om vooraf voor elke medewerker afzonderlijk in beeld te krijgen welke velden in het systeem wel of niet zichtbaar moeten zijn. Na implementatie legde TrueLime in overleg met de gemeente de laatste hand aan de autorisaties.


Blij met het resultaat

Zowel de gemeente Heerlen als TrueLime zijn blij met het opgeleverde resultaat. De workflow voor juridische processen is door Octopus makkelijker geworden voor medewerkers van de gemeente. “Door de koppeling met het BRP en door gebruik te maken van de sjablonen in Octopus, zijn wij in staat om veel efficiënter brieven te genereren voor de indiener”, zegt Pascal Pletzers. “Doordat gegevens niet meer met de hand worden ingevoerd, is de kans op fouten ook veel kleiner.”

Bij de start van het project werd gelijk een duidelijke planning en rolverdeling gemaakt. De gemeente stelde een vaste projectleider aan, hetgeen TrueLime heel fijn vond werken. Frido Fraterman is er trots op dat TrueLime mooi werk heeft geleverd: “Het was een relatief strakke planning. Ik ben ook blij dat de klant blij is met de nieuwe, efficiëntere workflow.”
TrueLime had nauw contact met de medewerkers van de gemeente Heerlen om de gebruikelijke stappen in hun werkproces goed door te vertalen naar Octopus. Dit was volgens Frido Fraterman best wel een klus: “Voor de afhandeling van juridische procedures zijn vaak heel veel kleine handelingen nodig. Om deze helder te krijgen en door te vertalen naar een functioneel ontwerp in Octopus, is niet altijd even simpel. Door het grote aantal stappen, bestaat zo’n ontwerp uit een groot aantal pagina’s. Het is daardoor wat extra werk om alle stappen goed af te stemmen met de gebruikers.” Door goed in overleg te blijven met elkaar is het gelukt om de implementatie naar wens te volbrengen.

“Door de koppeling met het BRP en door gebruik te maken van de sjablonen in Octopus, zijn wij in staat om veel efficiënter brieven te genereren voor de indiener. En doordat gegevens niet meer met de hand worden ingevoerd, is de kans op fouten ook veel kleiner.” - Pascal Pletzers, hoofd stafafdeling Juridische Zaken bij de gemeente.
 

Interesse in meer Octopusmodules

Eventueel zouden de modules Klachten en meldingen, Wob verzoeken en Juridisch advies in de toekomst nuttig kunnen zijn voor de gemeente Heerlen. Mocht het tot een vervolgsamenwerking komen, dan lees je dat op onze website!

logo-gemeente-heerlen.png



Typisch Truelime

  • Open samenwerking met de klant
  • Hoogstaande technische oplossingen
  • Tevredenheid klant staat voorop
 

Wil je meer weten?

Vraag nu een vrijblijvende demo aan!

Door op 'Verstuur' te klikken geef je toestemming voor het gebruik van jouw gegevens voor het afhandelen van jouw vraag. Lees meer in ons Privacy Statement.