Overheidsinstelling benut klachtenmodule van Octopus optimaal en naar tevredenheid.

Octopus klachtenafhandeling

Klachtenafhandeling bij Inspectie Leefomgeving en Transport geautomatiseerd.
De Inspectie Leefomgeving en Transport (ILT), onderdeel van het ministerie van Infrastructuur en Milieu, werkt al jaren naar tevredenheid met Octopus BPM. Zij automatiseerden met Octopus onder meer hun procedure rondom klachtenafhandeling. De verwerking van een binnengekomen klacht, de interne werkverdeling en de correspondentie met de aanklager worden centraal gegenereerd in deze gebruiksvriendelijke TrueLime-applicatie.
In het verleden gebruikten de medewerkers van ILT Excel-spreadsheets om klachten te registreren. Deze klachten zijn vaak heel divers en gaan over onder meer goederenvervoer, railvervoer en milieuzaken. Het aantal meldingen bleef de afgelopen jaren redelijk stabiel, maar het interne verwerkingsproces van de klachten is dankzij Octopus veel beter en efficiënter georganiseerd.

Grote verbetering door gebruik Octopus
Istvan Kops is klachtencoördinator bij de Inspectie Leefomgeving en Transport. Hij is tevreden met de huidige werksituatie:

“Opvallend eigenlijk dat ik me nauwelijks nog herinner hoe we klachten afhandelden in de periode voordat we Octopus gebruikten. Dat is misschien wel het grootste compliment voor Octopus: alles loopt nu op rolletjes en is vanzelfsprekend geworden.”



Controle en overzicht verbetert kwaliteit
Istvan Kops vertelt enthousiast verder: “Het is mijn taak om de binnenkomende klachten te verdelen onder de betreffende werkdomeinen en te zorgen voor een correcte afhandeling.
Voor mij persoonlijk is de klachtenmodule van Octopus een bijzonder bruikbaar en nuttig instrument.

Als coördinator kan ik dankzij de termijnbewaking de status van een klacht gemakkelijker inzien en vervolgens degene die de klacht indiende beter informeren als hij/zij vragen heeft.
Bovendien kan ik vanuit Octopus eenvoudig rapportages opstellen voor het jaarverslag.
Hierdoor houden we controle en overzicht én is de kwaliteit van ons werk sterk verbeterd.


Dat is ook nodig, want als overheidsinstelling zijn wij ons bewust van onze voorbeeldfunctie richting de samenleving.”

Typisch TrueLime in dit project:
  • Oplevering van veelzijdig pakket dat aansluit bij bestaande processen en werkwijze
  • Medewerkers en gebruikers van ILT werden nauw betrokken bij de implementatie
  • Testfase en gebruikerstraining hielpen de organisatie snel en efficiënt op weg
  • Servicedesk van TrueLime staat altijd paraat bij calamiteiten of onvoorziene zaken

Inspectie Leefomgeving en Transport
De Inspectie Leefomgeving en Transport (ILT) is toezichthouder en valt onder het ministerie van Infrastructuur en Milieu.
ILT heeft vestigingen in Den Haag, Hoofddorp, Rotterdam en Utrecht en heeft als taak ervoor te zorgen dat bedrijven, organisaties en overheidsinstanties de wet- en regelgeving over de duurzame leefomgeving en de fysieke veiligheid naleven.
ILT gebruikt Octopus BPM voor klachten, maar ook voor juridische zaken als beroep, bezwaar en WOB-verzoeken.

Eddy de Ridder 
+31 (0)6 460 225 66
Meer weten?
Door op 'Bel mij terug' te klikken geef je toestemming voor het gebruik van jouw gegevens voor het afhandelen van jouw vraag. Lees meer in ons privacy statement.