TrueLime koppelde Octopus Bezwaar & Beroep aan de Gemeentelijke Basis Administratie (GBA). Dat bespaart de gemeente Eindhoven tijd en geld.

Octopus BPM

Koppeling Octopus Bezwaar & Beroep aan GBA bespaart gemeente Eindhoven tijd en geld

Voor de gemeente Eindhoven koppelde TrueLime Octopus BPM aan de Gemeentelijk Basis Administratie (GBA). Daardoor zijn de gegevens in Octopus altijd up-to-date conform GBA. Dit is belangrijk voor een goede dienstverlening en bespaart de gemeente tijd en geld.

De gemeente Eindhoven gebruikt Octopus Business Proces Management (BPM) al sinds 2004. In eerste instantie voor de afhandeling van een deel van de bezwaarschriften. Inmiddels behandelen ze ook de bezwaarschriften over sociale zaken met de Octopus-module Bezwaar & Beroep. De koppeling met de GBA zorgt voor verdere verbetering van het bezwaarschriftenproces van de gemeente, en daarmee voor een betere dienstverlening.

Koppeling bespaart veel tijd
Dankzij de naadloze koppeling aan de GBA, hoeven medewerkers van de gemeente voortaan alleen het Burger Service Nummer (BSN) in te voeren in Octopus. Alle andere gegevens, waaronder NAW-gegevens, worden automatisch ingelezen vanuit de GBA. Medewerkers voeren deze gegevens dus niet meer handmatig in. Deze automatisering van routinematige handelingen bespaart de gemeente veel tijd.

Gegevens altijd up-to-date
Zodra gegevens van burgers wijzigen in de GBA, worden ook de gegevens in Octopus automatisch geüpdatet. Dit voorkomt verkeerde tenaamstellingen en adresseringen; de foutmarges zijn geminimaliseerd. Als gegevens wijzigen gedurende de looptijd van een zaak, dan krijgt de betreffende medewerker bovendien een notificatie.

Meer voordelen van Octopus
Werken met Octopus heeft al jaren veel voordelen voor de gemeente Eindhoven:
• Octopus voert routinewerk automatisch uit, bijvoorbeeld het samenstellen en uitsturen van ontvangstbevestigingen.
• Octopus bouwt automatisch een compleet digitaal dossier op, en plaatst alle relevante documenten in het documentmanagementsysteem (DMS).
• Zaakinhoud, voortgang en status (stap in het proces) zijn altijd inzichtelijk. Per zaak én voor het totaal aan zaken.
• Termijnbewaking voorkomt mogelijk lange juridische procedures en bijkomende kosten (boetes).
• Octopus biedt mogelijkheden voor uitgebreide managementrapportages.

Lees meer over de voordelen van Octopus

Eddy de Ridder
+31 (0)6 460 225 66
Meer weten?
Door op 'Bel mij terug' te klikken geef je toestemming voor het gebruik van jouw gegevens voor het afhandelen van jouw vraag. Lees meer in ons privacy statement.