Ontwikkelde pagina’s zorgen voor hoog gebruiksgemak

IBN twee nieuwe intranetportalen

Integrale Bedrijven Noordoost-Brabant IBN is één van de grootste werkgevers in het noordoosten van Noord-Brabant. IBN biedt, vanuit meerdere disciplines, mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt meer kansen door het optimaal benutten van talenten, met renderend werk waar iedereen trots op is. Bijna 3.600 gemotiveerde medewerkers hebben een passende baan bij of via IBN. IBN beschikt hiertoe over de bedrijven IBN Arbeidsintegratie, IBN Facilitair, IBN Productie en IBN Kwekerijen. IBN heeft vestigingen in Oss, Uden (centraal kantoor), Cuijk, Veghel, Schaijk en Helmond.

TrueLime heeft voor IBN twee nieuwe intranetportalen ontwikkeld: een klantportaal en een portaal voor de medewerkers van IBN-klanten. De sociale onderneming, die kansen biedt aan mensen die het zonder extra steun niet redden op de arbeidsmarkt, maakt hiermee haar ambitie waar om te faciliteren in gebruiksgemak bij haar eindgebruikers. IBN is een grote werkgever die met de implementaties bovendien haar eigen medewerkers faciliteert in goede gebruikerservaringen.

Het project was verdeeld in drie deelprojecten:
  • Een portaal voor de klanten van IBN die medewerkers zoeken;
  • Een portaal voor de medewerkers van IBN-klanten (ofwel de mensen die steun nodig hebben);
  • Koppelingen tussen beide portalen en de administratieve systemen van IBN.
Er is gekozen voor Kentico als Content Management Systeem (CMS) en voor TrueLime als implementatiepartner. Sandra van Groenestijn, Manager Corporate Communicatie & Marketing bij IBN, licht de keuzes toe: “Kentico is een wereldwijd systeem, gelieerd aan Microsoft. Dat biedt zekerheid voor onze organisatie en maakt koppelingen met onze – eveneens aan Microsoft gelieerde – systemen mogelijk. TrueLime is leverancier van Kentico en een bedrijf met omvang. Dat geeft zekerheid voor onze organisatie.”
 

Klantportaal vereenvoudigt administratief proces

Vanuit IBN worden medewerkers bij verschillende organisaties gedetacheerd. Klanten van IBN zoeken medewerkers. Na het detacheringsproces kan de klant via het portaal alle administratie rondom deze detachering organiseren. Het stelt IBN-klanten in staat om overzicht te creëren in hun werkproces en om een verlichting in de administratieve last te ervaren. “Om dit mogelijk te maken is er een koppeling gemaakt met CRM-systeem Dynamics en beheersysteem Navision,” aldus Henk Rikkengaa-Wouters, Projectleider vanuit TrueLime.

Dit gaat helpen om snel in te zien welke mensen er zijn gedetacheerd, maar ook het bekijken en accorderen van urenbriefjes en informatie over contactpersonen zal snel naar boven gehaald kunnen worden. Rikkengaa-Wouters licht toe: “Out-of-the-box hierin is de ontwikkeling van de complexe tool met betrekking tot urenregistratie. Vanuit zowel het klant- als medewerkersportaal kunnen uren ingevoerd worden door de klant, begeleider of de medewerker zelf. De invoer wordt vervolgens geaccordeerd door de klant en door IBN verwerkt, wat uiteindelijk leidt tot het verzenden van de factuur voor de werkzaamheden.”



“De wens van digitaal werken is door onze klanten aangegeven,” aldus Linda van de Witte, Marketing- & Communicatieadviseur bij IBN. “Het heeft voor ons grote toegevoegde waarde om aan die behoefte te kunnen voldoen, en daarmee uiteindelijk het administratieve proces rondom een detachering te vereenvoudigen.”
 

Medewerkersportaal versnelt communicatie

Het intranetportaal dat voor de medewerkers van IBN-klanten is ontwikkeld, onderscheidt zich op twee belangrijke punten van andere portalen. Ten eerste is er een activity stream ontwikkeld; een tijdlijn waar berichten kunnen worden gedeeld en waar specifieke acties kunnen worden gepost. Met de activity stream worden ruim 4.000 medewerkers van IBN-klanten bereikt. Ook bij het medewerkersportaal is gebruik gemaakt van de koppeling met CRM Dynamics en Navision.



Voor de medewerkers van IBN-klanten stond een eenvoudige gebruikerservaring centraal in de ontwikkeling. “Dat betekent echter wel een rijke complexiteit aan de achterkant. Out-of-the-box is er bedacht om redactieleden door middel van simpele handelingen complexe resultaten te laten bereiken. Denk hierbij aan het uitlichten van individuele posts (berichten) naar nieuwsberichten die door iedereen te lezen zijn.,” aldus Rikkengaa-Wouters.

Ten tweede is er een Mijn IBN-omgeving ontwikkeld, waarin bijvoorbeeld loonstroken en jaaropgaven worden bijgehouden. Een zeer intuïtief interactiesysteem is ontwikkeld op basis van de medewerkers. “Een goed voorbeeld van het interactiesysteem is de gebruikerservaring op het gebied van taalgebruik in combinatie met een consistent interactieontwerp en uitgebreide gebruikerstesten die allen bijgedragen hebben tot het mooie eindresultaat,” aldus Rikkengaa-Wouters.



Van Groenestijn benadrukt: “Communicatie met medewerkers is absoluut belangrijk voor elke organisatie. Via het medewerkersportaal hebben we nu de mogelijkheid onze medewerkers veel sneller te bereiken en ze beter mee te nemen in actuele ontwikkelingen. Een must anno 2017!”
 

Koppelingen van beide portalen met de administratieve systemen van IBN

Eén van de belangrijkste doelen van het project was om beide platformen zoveel mogelijk samen te laten werken met de administratieve systemen van IBN. Om die reden is er ook een koppeling gerealiseerd met Navision en Dynamics CRM. Hierdoor zijn voor medewerkers persoonlijke gegevens zoals jaaropgaven, verlofkaarten en loonstroken online toegankelijk geworden. En is voor klanten het voorheen arbeidsintensieve administratieve proces rondom detacheringen enorm versimpeld. Last but not least is er ook met de IBN-redacteuren rekening gehouden. Zo kunnen zij gemakkelijk content bewerken, plaatsen en verwijderen.


Uitdagingen en resultaat

De koppeling met Navision was een flinke uitdaging. Vanwege de behoorlijk complexe inrichting van Navision was het niet eenvoudig de juiste gegevens op de juiste plekken te verzamelen en samen te voegen. Samen met de functioneel beheerders en experts binnen IBN is deze uitdaging overwonnen.



Het vooraf definiëren hoe deze nieuwe, unieke doelgroep te bedienen was een uitdagend proces. “We zijn dit op een agile manier aangegaan. In een serie van sprints zijn we tot de verwezenlijking van beide intranetportalen gekomen. Daarin hebben ook de klant en de eindgebruiker een belangrijke rol. Zo heeft de ondernemingsraad (OR) van IBN een belangrijke rol gespeeld in de keuzes omtrent gebruiksvriendelijkheid en privacy binnen het medewerkersportaal,” aldus Rikkengaa-Wouters.

Bij de eindsprint van de totstandkoming van het klantportaal is er een pilot gestart. “Vijf grote klanten van IBN zijn gestart met gebruik van het klantportaal en leveren concrete feedback waar TrueLime direct mee aan de slag kan,” licht Rikkengaa-Wouters toe. De functionaliteit wordt zeer goed ontvangen.

“We merken nu al de meerwaarde,” bevestigt ook Van de Witte. “De klanten die deelnemen op het klantportaal ervaren het portaal als zeer gebruiksvriendelijk. We hebben in juni 2017 de pilotfase afgerond en naar aanleiding daarvan zijn er natuurlijk nog wensen ontstaan. Zowel aan de kant van IBN als aan de kant van de klant. “Gelukkig zijn we met een goede basis begonnen die nog verder kan worden uitgebouwd.”
 

Toekomstplannen

“Het klantenportaal is nu opgezet voor één van de IBN disciplines. Doelstelling is om het portaal vanaf volgend jaar verder uit te rollen naar de andere IBN disciplines. Met de inrichting van het klantportaal is hier al rekening mee gehouden,” aldus Van de Witte.



“Het medewerkersportaal moet zich nog bewijzen. We gaan ervoor om 80 procent van de medewerkers daadwerkelijk op het portaal te krijgen. Community management is de uitdaging van de toekomst voor ons,” aldus Van Groenestijn.

Lees hier meer over IBN


Typisch TrueLime

  • Van de Witte: “De samenwerking werd en wordt gekenmerkt door een informele samenwerking die het eenvoudig maakt om punten en ontwikkelingen met elkaar te bespreken.
  • Gebruikerservaring wordt goed afgestemd op de doelgroep;
  • Jarenlange ervaring met het opleveren van efficiënte koppelingen van portalen;
  • Nauwe samenwerking op locatie op basis van scrum-methode.
Lees hier meer over Kentico CMS
IBN logo