Met Octopus BPM automatiseerde TrueLime de bezwaar-, beroeps- en aansprakelijkheids-procedures van de gemeente Tilburg.

Octopus Bezwaar en Beroep

Werkprocessen, rapportagemogelijkheden en documentatie geautomatiseerd.
Dankzij Octopus Bezwaar en Beroep van TrueLime heeft Tilburg vele handelingen geautomatiseerd, zijn de rapportagemogelijkheden sterk verbeterd en worden alle stukken automatisch opgeslagen in een digitaal dossier.

Het werkvoorraadbeheersysteem voor bezwaar-, beroeps- en aansprakelijkheids-procedures was eigenlijk niet veel meer dan een digitaal kaartenbakje, herinnert Joke Heijmans zich. Heijmans is teammanager van de afdeling Juridische Zaken bij de gemeente Tilburg.
“Op de ‘kaartjes’ stond eigenlijk niet veel meer dan het nummer en de naam van een zaak. De status en welke brieven er al verstuurd waren moest je allemaal zelf bijhouden. Niets ging vanzelf.”
Nadelig waren ook de zeer beperkte rapportagemogelijkheden. Heijmans: “Voor een jaaroverzicht van de in behandeling genomen zaken moesten we het aantal digitale kaartjes als het ware met de hand tellen”.
Voorts betekende het ontbreken van sjabloonbrieven een hoop tijdverspilling. Iedere keer als er een brief uitging moesten de medewerkers van Juridische Zaken de naam- en adresgegevens weer opnieuw invoeren, afhankelijk van de procedure tot soms wel twintig keer aan toe. Ten slotte was er geen koppeling met FileNet P8, het DMS (documentatiemanagementsysteem of digitaal archief) waar Tilburg mee werkt. Er bestonden alleen fysieke dossiers.

Heldere eisen
Juridische Zaken besloot dat een en ander drastisch gemoderniseerd diende te worden en ging op zoek naar een geschikt softwarepakket. Kurt van Dueren den Hollander, IT-consultant bij de gemeente Tilburg: “De eisen die we stelden waren helder: we wilden een standaardoplossing die aan te passen was aan de processen en documenten van Tilburg, met een koppeling naar FileNet en met de mogelijkheid om niet alleen bezwaar- en beroepszaken, maar ook aansprakelijkheidsprocedures te automatiseren.” De gemeente bekeek een tweetal oplossingen, waarbij de voorkeur al snel uitging naar Octopus Bezwaar en Beroep van TrueLime. Heijmans: “Een collega had er bij de gemeente Den Haag al eerder mee gewerkt en was er erg tevreden over. Uiteraard gaf de complete prijs-kwaliteitverhouding uiteindelijk de doorslag, maar een aanbeveling van een ervaren gebruiker helpt natuurlijk wel.”

Koppeling met FileNet
Allereerst bracht TrueLime alle Tilburgse processen in kaart, om vast te stellen waar die afweken van de standaardprocessen in de applicatie - elke gemeente richt zijn bezwaarprocedures anders in. Daarna werd Octopus precies toegesneden op het Tilburgse formaat. TrueLime had weliswaar al veel ervaring met de koppeling met Corsa, een ander DMS, maar FileNet P8, dat elders in de gemeentelijke organisatie al naar tevredenheid functioneerde, betekende een hele nieuwe uitdaging.

Vlotte implementatie
De implementatie verliep prima, aldus Van Dueren Den Hollander. “We testten eerst alles in een testomgeving, in verschillende etappes. Als TrueLime weer een nieuwe set documenten aan onze situatie had aangepast, konden we die bij hen downloaden. Praktisch, want op deze manier hoefde er niet de hele tijd iemand langs te komen met een installatie-CD.” Een jaar na de aftrap van het project werd Octopus daadwerkelijk in gebruik genomen. Dat had volgens Heijmans vooral te maken met de hoge werkdruk op haar afdeling, waardoor de medewerkers weinig tijd te spenderen hadden. “TrueLime heeft aan de administratieve medewerkers een training van een dag gegeven, waar de medewerkers op zich veel informatie over Octopus kregen. Maar omdat er geen echte duidelijke handleiding beschikbaar is, leer je er pas echt mee omgaan als je er in de praktijk mee gaat werken. Dat kost tijd en daar hadden we te weinig van.”



Tijdwinst
Heijmans is voorlopig tevreden over Octopus. “Het brengt al de processen keurig netjes in beeld. Je weet precies wat de status van een zaak is en wat de volgende stap moet zijn. Als je de applicatie opstart verschijnt er bovenin het beeld een ‘to–do’-lijst, zodat een brief nooit te laat de deur uit hoeft te gaan. Een brief aanmaken is heel simpel: je klikt de juiste brief aan en hij wordt voor je klaargezet, met de juiste naam- en adresgegevens en al. Je kunt eventueel aanpassingen aan de standaardtekst doen en klaar is Kees.” Dat levert natuurlijk tijdwinst op, al is die driekwart jaar na de oplevering nog niet zó groot. “Maar we verwachten er veel van,” zegt Heijmans. “Nieuwe zaken die we in Octopus hebben ingevoerd komen nu zo langzamerhand in de fase van hoorzittingen. Naarmate dat meer het geval wordt, zal er meer correspondentie zijn en kan het systeem zijn efficiëntie steeds meer bewijzen.”

Goede ondersteuning
Juridische Zaken is ook content over de module voor aansprakelijkstellingen, al heeft Heijmans nog wel een wensenlijstje. Een koppeling tussen Filenet P8 en Octopus voor de documenten van de aansprakelijkstellingen is er bijvoorbeeld nog niet. “Maar,” zegt Heijmans, ”het voordeel bij deze module is ook weer dat standaardbrieven meteen het goede adres hebben. Klik je op ‘sneeuw’ dan genereert Octopus meteen de standaardbrief voor aansprakelijkstellingen die te maken hebben met gladheid.
Wel moet TrueLime nog een mogelijkheid creëren om een stap terug te kunnen in de procedure en een rapportagetool. De module is totaal nieuw en speciaal voor ons geschreven, dus we zitten nog een beetje in de werk-in-uitvoeringfase.” Overigens is Heijmans goed te spreken over de ondersteuning van de helpdesk van TrueLime. “Ze zijn zeer behulpzaam en lossen een probleem meestal meteen op. Als ze geen pasklaar antwoord hebben op een vraag dan passen ze Octopus zo snel mogelijk aan, tot het werkt zoals wij dat graag zien.”



De gemeente Tilburg profiteert door Octopus Bezwaar en Beroep (met module voor aansprakelijkheidsprocedures) van TrueLime van diverse voordelen, waaronder:
• bewezen oplossing;
• flexibel aan te passen standaardapplicatie;
• automatische termijnbewaking garandeert tijdige aanmaak brieven;
• één keer invoeren van naam- en adresgegevens voor alle
mogelijke brieven en documenten;
• verbeterd inzicht in doorlooptijden bezwaar- en aansprakelijkheidsprocedures;
• uitgebreide rapportage- mogelijkheden;
• geen fysiek dossier meer nodig dankzij koppeling met DMS (FileNet P8);
• goede ondersteuning.




De klant
Met 205.000 inwoners is Tilburg de zesde stad van Nederland. Naast de stad Tilburg maken ook de dorpen Berkel-Enschot en Udenhout deel uit van de gemeente. Tot diep in de twintigste eeuw was Tilburg een belangrijke textielstad. Tegenwoordig is de industrie veelzijdiger. Daarnaast speelt de dienstverlening een belangrijk rol. Tilburg staat in de top tien van steden op het gebied van digitale dienstverlening aan de burger. Vorig jaar dienden
de Tilburgers circa 300 bezwaarschriften in en stelden ze de gemeente ongeveer 300 keer aansprakelijk.

Bezoek de website
Eddy de Ridder 
+31 (0)6 460 225 66
Meer weten?
Door op 'Bel mij terug' te klikken geef je toestemming voor het gebruik van jouw gegevens voor het afhandelen van jouw vraag. Lees meer in ons privacy statement.