Juridische werkprocessen Rotterdam geoptimaliseerd

Octopus Workflow software

Juridische diensten gemeente Rotterdam volledig digitaal met Octopus software
TrueLime digitaliseerde en optimaliseerde alle juridische werkprocessen voor de gemeente Rotterdam met Octopus software. Ook realiseerden we een verbeterde module voor het structureren van documenten, en een flexibel notificatiesysteem. Zo kon de gemeente zonder fysieke documenten naar hun nieuwe kantoorpand verhuizen. Daarmee werd Rotterdam een voorbeeld voor andere gemeenten.

Ons gezamenlijke doel was om alle fysieke documenten van de afdeling Juridische diensten te digitaliseren, en hun juridische werkprocessen te optimaliseren.

Hiervoor gebruikten we Octopus, onze eigen Workflow software. Dit zaaksysteem automatiseert de behandeling van bezwaarschriften. Inclusief onder meer dossiergeschiedenis, termijnbewaking, en het automatisch genereren van standaard brieven en e-mails.

Verbetering structurering documenten
Tijdens dit project bleek dat Proces & Advies-advocaten veel zaken hebben met grote hoeveelheden documenten. Daarom verbeterden we de weergave van documenten in Octopus. Nu kun je verschillende typen documenten binnen een zaak eenvoudig structureren en filteren. Deze verbeterde functionaliteit is toegevoegd aan de standaardfunctionaliteit van Octopus.

Maatwerk: flexibel notificatiesysteem
Naast een taken-overzicht per stap in het werkproces, was er behoefte aan een flexibel notificatie-systeem. Daardoor krijgen de juiste medewerkers automatisch een seintje na het verdelen van dossiers, of bijvoorbeeld bij nagekomen documenten/brieven van de indiener.
Dankzij ons maatwerk zijn deze notificaties nu flexibel in te stellen, persoonlijk of groepsgewijs. Ook registreert Octopus of de notificaties zijn bekeken, en door wie. Zo is inzichtelijk of alle notificaties worden opgevolgd.

Succesvolle samenwerking
Gemeente Rotterdam is een bijzondere klant, waar we ooit in 1996 de eerste versie van Octopus ontwikkelden. Onze jarenlange samenwerking zorgt voor een stevige basis. Ook dit project was een succes, waarbij alle deadlines werden gehaald. Dat is vooral te danken aan het onderling vertrouwen en daadkracht van beide partijen. We werkten nauw samen met de projectleider, en rapporteerden regelmatig in de stuurgroep.

Belangrijke schakel naar medewerkers
Cruciaal in het project was de rol van Jet van Loenen (juridisch ondersteunend medewerker Gemeente Rotterdam). Zij was onze schakel naar de juridisch medewerkers van de gemeente. Ze testte alle nieuwe processen, modules en functionaliteit met groepen medewerkers van verschillende functieniveaus. Ook leidde ze haar collega’s op tijdens het project.

Jet van Loenen: “Onze samenwerking verliep, als altijd, hartstikke fijn. Na elke gebruikerstest gaf ik de feedback van mijn collega’s door aan TrueLime. Ik maakte daarmee de vertaalslag tussen werkvloer en implementatie. Daarbij waren de korte lijnen met TrueLime heel prettig, zeker in zo’n intensief project.”

Plan B voor integratie DMS
Ondertussen werkten we ook aan een CMIS-koppeling met het beoogde DMS (Document Management Systeem). Helaas liep de implementatie van het DMS bij diens leverancier vertraging op. Daardoor moest gemeente Rotterdam over op plan B: alle binnenkomende post van nieuwe en lopende zaken wordt gescand en op hun netwerkschijf gezet, in plaats van in een DMS.

“De tijd tikte door, maar gelukkig dacht TrueLime direct met ons mee.” vertelt Jet van Loenen. “We konden als tijdelijke oplossing gebruik maken van standaardfunctionaliteit van Octopus. Daarnaast bedacht TrueLime op eigen initiatief de ‘scan-controle’ voor ons. Deze tool controleert automatisch of alle ingescande documenten ook daadwerkelijk door onze medewerkers in Octopus worden gezet.”



Ondersteuning van ‘het nieuwe werken’
In hun nieuwe kantoorpand ‘De Rotterdam’ zijn minder werkplekken, en is geen plaats voor fysieke documenten. Bovendien hoort bij digitalisering ook een nieuwe manier van werken. Al met al een aanzienlijke organisatieverandering voor de gemeente.

Jet van Loenen: “We vroegen heel wat van medewerkers. Het hielp dat we al langer werken met Octopus, en dat we de nieuwe functionaliteiten stapsgewijs invoerden. Toch ging het voor sommige collega’s iets té snel. Maar de deadline, de verhuizing, kon natuurlijk niet worden uitgesteld. Gelukkig lag de snelheid en inzet van TrueLime hoog, van begin tot einde.”

Volgende stap: digitaal bezwaren indienen
Zodra het DMS is gerealiseerd, kunnen we de koppeling en integratie met Octopus testen en bijschaven. Maar daar stopt ons werk niet. Naast het reguliere onderhoud, maken TrueLime en de gemeente Rotterdam alweer plannen voor de toekomst. Zoals een koppeling met GBA (Gemeentelijke Basis Administratie), en de mogelijkheid voor burgers/inwoners om digitaal bezwaren in te dienen en te volgen.

Typisch TrueLime in dit project
  • Combinatie van standaard Octopus-modulen en maatwerk om optimaal aan te sluiten bij bestaande processen.
  • Ook meedenken over aansluiting met projecten buiten onze scope.
  • Verbeteringen uit dit project worden gebruikt voor de optimalisatie van Octopus, zodat andere klanten hier ook baat bij hebben.


Over de gemeente Rotterdam
De gemeente Rotterdam is met ruim 600.000 inwoners een van de vier grootste gemeenten van ons land. Juridische diensten bestaat uit één team Proces & Advies en twee teams Bezwaarschriften, en telt circa 170 medewerkers. In 2014 handelden zij bijna 12.000 bezwaarschriften af.

Octopus bij de gemeente Tilburg
Dankzij Octopus Bezwaar en Beroep zijn in de gemeente Tilburg veel handelingen in de juridische werkprocessen geautomatiseerd. Daarnaast worden alle documenten nu automatisch opgeslagen in een digitaal dossier, en zijn de rapportage-mogelijkheden sterk verbeterd.
Lees meer
Eddy de Ridder 
+31 (0)6 460 225 66
Meer weten?
Door op 'Bel mij terug' te klikken geef je toestemming voor het gebruik van jouw gegevens voor het afhandelen van jouw vraag. Lees meer in ons privacy statement.