Octopus BPM optimaliseert werkprocessen voor bezwaren, beroepen en ingebrekestellingen.

Octopus Bezwaar en Beroep

Optimale werkprocessen voor bezwaren, beroepen en ingebrekestellingen voor gemeente Rijswijk.
De gemeente Rijswijk gebruikt TrueLime’s Octopus BPM voor bezwaren, beroepen en ingebrekestellingen. Dankzij de flexibiliteit van Octopus kan de gemeente blijven werken volgens hun gewenste werkwijzen, waaronder verschillende processen voor algemene en sociale zaken. Ook kan de gemeente in Octopus eenvoudig uitgebreide managementrapportages maken.

Voorheen verwerkte de gemeente Rijswijk hun bezwaren en beroepen met Corsa Case van BCT. Daarnaast maakten ze voor hun ruim 500 zaken noodgedwongen gebruik van MS Word en Excel om de bijbehorende processen te monitoren, termijnen te bewaken, en om de juiste documenten en brieven samen te stellen.

TrueLime implementeerde Octopus Business Proces Management (BPM) en ontwikkelde een goed functionerende koppeling met het post registratiesysteem van de gemeente. Daardoor kan de gemeente Corsa blijven gebruiken als DMS (Document Management Systeem), en Octopus inzetten om bezwaren, beroepen en ingebrekestellingen efficiënter te behandelen.

Verbeterde termijnbewaking en rapportagemogelijkheden
Octopus bespaart de gemeente Rijswijk veel tijd. Zo bewaakt Octopus automatisch alle termijnen gedurende het bezwaar- of beroepproces. Deze termijnen worden in het termijnoverzicht in beeld gebracht, zodat de gemeente waar nodig actie kan ondernemen. Termijnaanpassingen (bijvoorbeeld in het geval van opschorten en verdagen) houdt Octopus automatisch bij voor de behandelaar.

Dankzij de uitgebreide rapportagemogelijkheden in Octopus kan de afdeling Juridische Zaken hun voortgang goed monitoren, en eenvoudig en overzichtelijk rapporteren aan het bestuur.

Flexibele configuratie
De modules van Octopus zijn ingericht met standaard processen die we eenvoudig kunnen configureren. We passen Octopus BPM dus aan aan de wensen van onze klanten, zodat zij hun werkwijze niet hoeven aan te passen aan een systeem.

Voor de gemeente Rijswijk pasten we onze Octopus-modules op de volgende punten aan:
  • Onderscheid tussen sociale en algemene zaken 
    Sociale zaken vergen een andere aanpak dan algemene zaken. Voor de gemeente Rijswijk zorgden we voor ondersteuning van deze verschillen in procedure. Ook hebben beide procedures in Octopus hun eigen, specifieke variabelen en versies van automatisch samengestelde brieven zoals ontvangstbevestigingen en beslissingen op bezwaar
  • Gegevensuitwisseling met post registratiesysteem 
    Octopus haalt niet alleen gegevens op uit Corsa, maar geeft Corsa ook een digitaal seintje als een zaak in Octopus is afgerond. In Corsa wordt de zaak dan automatisch gearchiveerd, en de beheerder wordt daarvan op de hoogte gesteld.
  • Registratie ingebrekestelling 
    De procedure ingebrekestelling wordt gebruikt voor zowel aanvragen als bezwaarschriften. Bij de gemeente Rijswijk worden aanvragen buiten de juridische afdeling behandeld. Daarom wordt niet de hele aanvraagprocedure in Octopus geregistreerd, maar uitsluitend de status.   
TrueLime blijvend betrokken
Zoals in elk Octopus-traject blijft TrueLime ook bij de gemeente Rijswijk betrokken. Voor aanvullende wensen, maar ook om Octopus te updaten in het geval van wetswijzigingen. Net als andere Octopus-klanten kan de gemeente Rijswijk op termijn modules toevoegen die nu nog in ontwikkeling zijn. Voorbeelden zijn een module voor digitaal aanleveren van beroepszaken aan de Rechtspraak, en een app voor (hoor)zittingen.

Typisch TrueLime
  • Dankzij jarenlange ervaring met Juridische afdelingen was het eenvoudig schakelen tussen medewerkers van de gemeente Rijswijk en van TrueLime; we spreken dezelfde taal.
  • Medewerkers van de gemeente Rijswijk waren nauw betrokken bij de implementatie en (gebruikers)tests.
  • Eenvoudig uitbreiden van modules in Octopus. De gemeente Rijswijk begon met de module Bezwaar, maar besloot gaandeweg ook de modules Beroep (inclusief Hoger Beroep en Voorlopige Voorziening) en Ingebrekestellingen in Octopus op te nemen. Rijswijk overweegt in de toekomst ook de procedures Klachten en WOB-verzoeken in Octopus te integreren.
  • Stapsgewijze training. In Rijswijk begonnen we met een training voor een kleine groep medewerkers, waaronder een applicatiebeheerder. Zij konden vervolgens onder meer basistabellen vullen en Octopus testen. Nadat de eerste groep medewerkers een tijd ervaring had opgedaan, volgde een training voor alle eindgebruikers in Octopus. Op deze manier is de training veel effectiever.


Gemeente Rijswijk  is een stad en gemeente in de Nederlandse provincie Zuid-Holland. De gemeente ligt aan de zuidkant van Den Haag en aan de noordrand van Delft. De gemeente heeft in totaal 49.671 inwoners (1 maart 2016, bron: CBS) en heeft een oppervlakte van 14 km².Rijswijk is met 30% openbaar groen een van de groenste gemeentes van Nederland.
Lees andere overheidcases
Eddy de Ridder 
+31 (0)6 460 225 66
Meer weten?
Door op 'Bel mij terug' te klikken geef je toestemming voor het gebruik van jouw gegevens voor het afhandelen van jouw vraag. Lees meer in ons privacy statement.