Complexe gemeentelijke processen geautomatiseerd door zaaksysteem Octopus

Octopus succesvol als modulair zaaksysteem bij Gemeente Heerenveen

TrueLime heeft door middel van Octopus diverse processen geautomatiseerd.
In n eerste instantie is de Gemeente Heerenveen in zee gegaan met TrueLime om de bezwaarschriftprocedure te automatiseren met Octopus. Daarnaast heeft Heerenveen besloten om Octopus in te zetten voor andere processen, zoals o.a. klachtafhandeling en contractadministratie- en beheer. Die processen worden met Octopus ondersteund, termijnen worden bewaakt en de juiste documenten en dossiers worden automatisch samengesteld.
 

Digitalisering en procesverbetering met zaaksysteem Octopus bij Gemeente Heerenveen

De Gemeente Heerenveen heeft in 2010 Octopus in eerste instantie laten implementeren om de bezwaarschriftprocedure te automatiseren. In eerste instantie werd er gekoppeld met hun DMS Corsa zodat documenten voor de hele gemeente centraal werden opgeslagen.
TrueLime heeft Octopus inmiddels geïmplementeerd voor o.a. de volgende processen:
 
Bezwaarschriftprocedure
In deze procedure is termijnbewaking en het creëren van documenten de hoofdzaak. Door middel van de implementatie van Octopus worden de juiste documenten automatisch gegenereerd. Door de uitgebreide termijnbewaking kunnen in gebreke stellingen worden voorkomen. 
 
Klachtbehandeling/klachtafhandeling
In deze procedure is termijnbewaking en het hebben en houden van overzicht en inzicht de hoofdzaak. De klachtafhandeling wordt hierdoor beter.
 
Contractmanagement en -beheer
Contractbeheer is ook een proces wat voor Octopus is ingericht. Bij contractbeheer zijn beheersactiviteiten en het opbouwen van een digitaal dossier het belangrijkste. Zo weten de gebruikers wat er is afgesproken, alle correspondentie zit namelijk in het systeem. Actiepunten kunnen worden toegevoegd, waardoor er geen belangrijke stappen worden vergeten en contracten eenvoudig beheerd kunnen worden.
Octopus koppelt met verschillende Document Management Systemen (DMS’en). Dit kan zowel via standaarden als CMIS of StUF, of met maatwerkkoppelingen.


Voor iedere uitdaging een op maat geconfigureerde inrichting 

Met Octopus kunnen we verschillende zaken op maat configureren. Een voorbeeld hiervan is het proces van contractbeheer. Bij de Gemeente Heerenveen moeten meerdere afdelingen contracten kunnen beheren, ook afdelingen die niet met Octopus werken. 
De contractbeheerders die met Octopus werken, doen alles zelf met Octopus. Voor de contractbeheerders die niet met Octopus werken signaleert het team Juridische zaken en Inkoop met behulp van Octopus. 
Dit kan veel beter, daarom zijn wij een nieuwe module aan het ontwikkelen om dit nog optimaler te ondersteunen middel een online portaal.
 

In het vooruitzicht: portaalfunctie, aanwijzingsbesluiten en WOB 

Met de nieuwe portaalfunctie wordt het proces voor contracteigenaren die niet met Octopus werken ook digitaal ondersteund. Door middel van workflow ontvangt de betreffende medewerker dan automatisch een signaal en link waardoor hij op een web portaal acties kan uitvoeren die in Octopus terecht zullen komen. 
De Gemeente Heerenveen is vooruitstrevend en wil ook het proces voor aanwijzingsbesluiten en WOB-verzoeken laten automatiseren. Het doel hiervan is termijnbewaking en signalering van de aanwijzingen/wob verzoeken goed te beheren.
 

Trotse samenwerking en toekomstplannen met TrueLime

''We zijn trots op de vlotte samenwerking met de Gemeente Heerenveen en het feit dat we meerdere werkprocessen hebben geautomatiseerd door middel van de inzet van Octopus'' aldus André Pijl, Manager Octopus. 
Meerdere processen worden bij de Gemeente Heerenveen middels Octopus beheerd en zij denken al jaren mee over verbeteringen en implementaties. De gemeente overweegt om in de toekomst nog meer processen te automatiseren met Octopus en overwegen om de procedures regeneriek toezicht en legesverordeningen in Octopus te laten integreren.
''Wij zijn blij met de goede samenwerking en het meedenken door TrueLime waardoor meerdere processen van het team Juridische zaken en inkoop met Octopus goed ondersteund worden'' aldus Jaap Tanis, afdelingshoofd Bedrijfsvoering, Belastingen, Financiële en Juridische zaken.
 

Typisch TrueLime

  • Met Octopus al meer dan 20 jaar ervaring in het ondersteunen van met name juridische processen
  • Doorontwikkeling van Octopus waardoor het geheel nog beter past bij Heerenveen
  • De werkwijze wordt gekenmerkt door een goede samenwerking en open communicatie
  • Generieke oplossing met geïntegreerde uitbreidingsmogelijkheden, op maat ingericht en geconfigureerd
 
Octopus is zowel in-house als in the cloud te installeren. Wil je meer lezen over het efficiënt inrichten van complexe procedures?
Download hier de Octopus-brochure
 
Lees meer klantcases en zie nóg meer ervaringen met Octopus: 
De gemeente Heerenveen heeft 16 dorpen en ruim 50.000 inwoners die voor het overgrote deel in de hoofdplaats Heerenveen wonen. Heerenveen is ’n Gouden Plak: een sportgemeente, met sc Heerenveen, Sportstad en Thialf, waar bekende sporters vele medailles halen. Daarnaast is Heerenveen dynamisch en ondernemend. Denk aan de vestiging van de zuivelreuzen op het bedrijventerrein.

Zaaksysteem-Octopus-Heerenveen-(2).jpg