Implementatie sleutel tot versterken bezwaarschriftprocedure

Octopus bij Provincie Utrecht

Voor de bezwaarschriftprocedure van de Provincie Utrecht heeft TrueLime Octopus geïmplementeerd.
Introductie
Het door TrueLime ontwikkelde procesmanagementsysteem Octopus is in staat om de secretarissen van de bezwaarcommissie efficiënter te ondersteunen in de bezwaarschriftbehandeling. Bovendien kan Octopus los worden afgenomen op verschillende procedures. De mate van flexibiliteit van implementatie en het feit dat Octopus al vele jaren beproefd is, gaf voor de Provincie Utrecht de doorslag om voor Octopus te gaan.
“Door het gebruik van Octopus gaan we gemakkelijker informatie verzamelen om te sturen op kwaliteit van besluitvorming in de organisatie,” legt Peet de Reuver, teamleider bij de Provincie Utrecht, de keuze voor Octopus toe.
 
TrueLime’s Riens Nederlof, projectleider van het implementatietraject, ziet ook veel voordelen bij het gebruik van Octopus: “Met betrekking tot de bezwaarschriftprocedure voldoet Octopus aan alle Awb-regels waar de provincie zich aan dient te houden. Bovendien is Octopus zodanig ontworpen en doorontwikkeld dat het op implementatieniveau in te richten is overeenkomstig de werkwijze van de klant. Ten slotte zorgt een dergelijke efficiënte inrichting van de bezwaarschriftprocedure ook voor lagere proceskosten.”

Implementatiedoelen
Het primaire doel van de implementatie was om stroomlijning bij de ondersteuning van de secretarissen van de bezwaarcommissie van de provincie te realiseren, en tegelijkertijd te voldoen aan de Algemene wet bestuursrecht (Awb).
De implementatie bracht een uiteenlopend aantal doelen met zich mee. De rode draad was het uniformeren van de bezwaarschriftprocedure, wat inhoudt dat alle medewerkers alles op dezelfde manier uitvoeren. Daaromheen vielen de andere doelen, zoals:
  • Het ondersteunen van de termijnbewaking;
  • Het automatiseren van brieven (waarbij de inhoud wordt opgebouwd afhankelijk van de zaakafhankelijke registraties);
  • Het plannen van hoorzittingen;
  • Het standaardiseren van kenmerken van een zaak door middel van keuzetabellen;
  • Het vergaren van management- en (daarmee) stuurinformatie.

De Reuver: “We hebben bij het jaarverslag 2016 de eerste stap weten te zetten in het vertalen van de gegevens over de bezwaarprocedures naar stuurinformatie op het niveau van organisatieonderdelen. Met Octopus kunnen we dit verder uitbouwen en frequenter genereren.”
Het realiseren van deze doelen zou de provincie niet alleen een kwaliteitsverbetering van het werkproces opleveren, maar zou er ook voor zorgen dat er minder ‘handwerk’ nodig is in bezwaarprocedures. Hierdoor kan de provincie het aantal fouten in deze procedures aanzienlijk verminderen.
 
Van analyse naar functioneel ontwerp
Overtuigd door de mogelijkheden van Octopus  is het projectteam in 2016 met groot enthousiasme aan de slag gegaan. “Op basis van een demo, interviews, een globale schematische weergave van het huidige werkproces en een analyse is de bezwaarbehandeling in kaart gebracht,” herinnert Nederlof zich. “De uitkomst van de analyse bracht ons het uiteindelijke functioneel ontwerp. Daarna is op basis van maatwerk de implementatie van Octopus in overeenstemming met de werkwijze van de Provincie Utrecht gerealiseerd.”

Onderscheidend op functionaliteit
Octopus is zeer flexibel in te richten en bevat ook diverse functies die in de meeste andere pakketten op dit terrein niet of in mindere mate aanwezig zijn.
Zo onderscheidt Octopus zich met:
  • verschillende soorten termijnbewaking (op diverse terreinen)
  • documentcreatie en automatiseringsslagen.
  • Automatische notificaties in Octopus voorkomen dat een termijn ongemerkt verloopt.
Dit soort termijnbewaking is erg bruikbaar in de praktijk en zorgt voor nuttige managementinformatie, bijvoorbeeld over hoe lang een termijn daadwerkelijk heeft geduurd. Deze informatie is zeer relevant in bezwaarschriftprocedures, en het is een KPI waar het management goed op kan sturen. Bovendien kan hierdoor voorkomen worden dat een dwangsom wordt opgelegd door ingebrekestelling.
 
 “Octopus is ook sterk in het ontwikkelen van de templates voor bezwaarafhandelingen,” aldus Nederlof. “Zo is bijvoorbeeld de ontvangstbevestiging zo modulair gedefinieerd dat deze in alle gevallen compleet automatisch wordt opgebouwd. Hierbij wordt rekening gehouden met de soort geadresseerde, een natuurlijk of niet-natuurlijk persoon, of er een gemachtigde bij betrokken is, of er verzuim is (belanghebbende, te laat ingediend, handtekening, gronden, enz.) en door wie de brief moet worden ondertekend. Allemaal afhankelijk van de inhoud van het bezwaarschrift.”
 
“De hele bezwaarprocedure is in stappen opgedeeld, waarbij de zaak steeds automatisch in de juiste vervolgstap terecht komt, afhankelijk van de gedane registraties. Maar ook ad hoc processtappen zijn ingericht, zoals Intrekking van het bezwaarschrift en Herziening van het primair besluit.” Zo wordt het werkproces rondom bezwaarverwerking geoptimaliseerd.

Toekomstplannen
De samenwerking tussen TrueLime en de Provincie Utrecht tijdens het implementatietraject verliep wat beide partijen betreft uitstekend. De Reuver: “De samenwerking was (en is) nog steeds heel plezierig, omdat écht de tijd is (en wordt) genomen om het product enerzijds uit te leggen en anderzijds te ‘ontwerpen’ voor de werkwijze bij de provincie.''
Het implementeren van nieuwe applicaties blijft lastig omdat alle koppelingen en voorzieningen passend gemaakt moeten worden. Zo ook hier, maar we zijn daar samen goed uitgekomen.”

De Provincie Utrecht heeft met TrueLime een hoeveelheid uren per jaar afgesproken waarbinnen TrueLime als applicatiebeheerder optreedt en kleinschalige bijstellingen kan doorvoeren die in de beginfase aan het licht komen. Als bijvoorbeeld door wetswijzigingen of nieuwe inzichten in het werkproces de werkwijze moet worden aangepast, dan kan hier snel op ingespeeld worden. Door de hoge mate van flexibiliteit van Octopus zullen deze aanpassingen in de meeste gevallen door TrueLime worden doorgevoerd door de implementatie aan te passen.
 
Daarnaast is er door de Provincie Utrecht ook interesse getoond in de procedures Beroep en In Gebreke Stelling (IGS) van Octopus en de koppeling met het documentmanagementsysteem. “We blijven inzetten op het optimaliseren van werkprocessen en gebruiken daar Octopus voor. Voor ons is de implementatie van Octopus geen tijdelijke aangelegenheid,” sluit De Reuver af.

Meer weten?
 Riens Nederlof is trots op wat er is neergezet: “Op basis van expertise kunnen wij de klant snel enthousiast maken. Dit creëert een vertrouwelijke sfeer. TrueLime is niet alleen bekend met de technische mogelijkheden van het pakket, maar ook met de materie. Daardoor krijgt de klant al snel een goed gevoel over Octopus.”
 
Wil je meer lezen over het efficiënt inrichten van bezwaarschriftprocedures met Octopus Workflow software? Download hier de Octopus-brochure

Bekijk ook de andere Octopus projecten
 
Typisch TrueLime
  • Implementatie procesmanagement systeem van A tot Z;
  • Inrichting overeenkomstig met werkwijze klant;
  • Expert in beheer van de applicatie;
  • Plezierige, oplossingsgerichte samenwerking.
 
Over de klant
De provincie Utrecht ligt centraal in het land en kent een mooi en gevarieerd (stads)landschap. Het bestuur en de ambtelijke organisatie werken samen met verschillende partners om de provincie aantrekkelijk te houden. Met z’n allen wordt er bijgedragen aan een goed en duurzaam evenwicht tussen wonen, werken, recreëren, cultureel erfgoed, bereikbaarheid, natuur en landschap. Dit gebeurt met gemeenschapsgeld. Daarom legt de provincie jaarlijks verantwoording af.