168 Octopus gebruikers behandelen 15400 zaken per jaar

Gemeente Rotterdam digitaliseerde en optimaliseerde alle juridische werkprocessen met Octopus

Al 20 jaar trouwe Octopus gebruiker

TrueLime heeft Octopus in 1997 samen met de juridische diensten van Gemeente Rotterdam opgezet. 
In de afgelopen jaren heeft de afdeling juridische diensten te maken gehad met een digitaliseringslag van de gemeente. Hierbij was het belangrijk om het aantal werkplekken terug te dringen en fysieke documenten zoveel als mogelijk te digitaliseren. Daarnaast was er de vraag vanuit de rechtspraak om dossiers digitaal aan te gaan leveren (project KEI).
Aangezien Octopus al ruim 20 jaar naar volle tevredenheid gebruikt wordt (met 168  gebruikers), was het een logische keuze om met TrueLime te werken aan de digitalisering en daarbij samen nieuwe Octopus modules te ontwikkelen.

Rotterdam een van de eerste grote gemeenten die volledig digitaal is gaan werken

Gemeente Rotterdam digitaliseerde en optimaliseerde alle juridische werkprocessen met de kennis van TrueLime en het product Octopus. Ook is er een verbeterde module voor het structureren van bestanden en een flexibel notificatiesysteem gerealiseerd. Rotterdam is een van de eerste grote gemeenten die volledig digitaal is gaan werken omdat met een verhuizing naar “de Rotterdam” er gewoonweg geen fysieke ruimte was voor papieren dossiers. De gemeente werd daarmee een voorbeeld voor andere gemeenten in Nederland.

De gemeente maakt een belangrijke stap in de digitalisering door de implementatie van Octopus modules. Deze modules maken het mogelijk voor juristen om eenvoudiger digitaal te werken en die toekomstgericht zijn doordat alle informatie met betrekking tot een zaak digitaal beschikbaar te maken is.

Digitale afhandeling van 15400 zaken per jaar met zaakspecifiek zaaksysteem Octopus.

Octopus is ontstaan als specifieke applicatie voor het afhandelen van bezwaarschriften en heeft zich in de loopt van de tijd steeds meer ontwikkeld als systeem waarin al meer dan 20 verschillende zaaktypes actief gebruikt worden, maar in principe alle zaaktypes kunnen worden ingericht en afgehandeld.


Octopus werkt net als “generieke zaaksystemen” ook zaakgericht en wordt bij verschillende gemeenten ingezet als modulair zaaksysteem. Dit betekent dat de componenten los in te zetten zijn. Hierdoor is flexibiliteit gegarandeerd en kan er naar verloop van tijd naar eigen wens componenten aan toegevoegd worden. 

TrueLime implementeerde de volgende modules van Octopus om zaken digitaal af te handelen:

  • Bezwaar: voor het indienen van bezwaren
  • Beroep: voor in beroep gaan op een besloten zaak
  • Hoger Beroep: voor het in hoger beroep gaan op een besloten zaak
  • Voorlopige voorziening: om een voorlopige voorziening aan te vragen terwijl de zaak loopt
  • Adviezen: voor het afhandelen van adviezen rondom juridische zaken


''In 2017 werden er bijna 12000 bezwaarschriften, zo’n 2800 beroepsprocedures en 600 adviezen digitaal afgehandeld met Octopus. Dat is veel als je dat met andere grote gemeenten vergelijkt.'' Jet van Loenen, Stafmedewerker en functioneel beheerder Octopus Gemeente Rotterdam

Kostenbesparing én verbetering van dienstverlening 

Met Octopus wordt niet alleen bespaard op de kosten. De kwaliteit van de dienstverlening aan de burger wordt óók verhoogd. 
''Er worden minder stukken geprint en gekopieerd, reductie van papier zeker 50%. En met de termijnbewaking in Octopus worden de termijnen goed in de gaten gehouden en beter gehaald, dit is belangrijk in het kader van de dienstverlening. Een besparing in kosten van 15-20% lijkt zeker niet onrealistisch'', aldus Jet van Loenen.

 
''Er worden minder stukken geprint en gekopieerd, reductie van papier is zeker 50%. En met de termijnbewaking in Octopus worden de termijnen goed in de gaten gehouden en beter gehaald, dit is belangrijk in het kader van de dienstverlening.'' 
Jet van Loenen, Stafmedewerker en functioneel beheerder Octopus Gemeente Rotterdam
 
Het afhandelen van bezwaren en beroepen is grote kostenpost én een tijdrovende klus. Bereken hier hoeveel jouw gemeente per jaar kan besparen!
 

Octopus app in nauwe samenwerking ontwikkeld

Naast het implementeren van de modules om zaken digitaal af te handelen is er tevens een nieuwe ontwikkeling gestart waarbij in nauwe samenwerking een iPad app is ontworpen en gerealiseerd. Met deze app is het mogelijk om digitaal (on- en offline) dossiers mee te nemen naar zittingen of dossiers te kunnen delen met externe partijen.
Het doel van deze app is om het printen en opsturen van fysieke stukken te verminderen, dit zal tijdsbesparing, betere kwaliteit en kostenbesparing opleveren. Jet van Loenen, Juridisch medewerker gemeente Rotterdam ziet de voordelen van de Octopus App. ''Stukken gaan digitaal mee op de I-pad naar de zittingen en bladeren d.m.v. bladwijzers gaat sneller en geen gesjouw met dossiers/stukken meer.''
 

''Stukken gaan digitaal mee op de I-pad naar de zittingen en bladeren d.m.v. bladwijzers gaat sneller en geen gesjouw met dossiers/stukken meer.''
Jet van Loenen,
Stafmedewerker en functioneel beheerder Octopus Gemeente Rotterdam


Octopus_app-TrueLime-gemeente-Rotterdam-2.jpg
 


Het voorkomen van datalekken met de geavanceerde PDF Module

Tevens is er op vraag van Gemeente Rotterdam een functionaliteit ontwikkeld om datalekken te voorkomen door gekoppelde digitale stukken automatisch te laten scannen op bepaalde gevoelige informatie zoals BSN, geboortedatum, of rekeningnummers.
De module bevat ook een functie waarmee bestanden kunnen worden omgezet in PDF/A documenten (Portable Document Format Archivable).
PDF/A is een variant op de normale PDF die gebruikt wordt voor archivering. PDF/A is daarom geschikt voor het opslaan van digitale documenten, zowel in de overheid als bij bedrijven.

Document-screener.jpg

Voortrekkersrol in digitalisering van de rechtspraak (KEI)

In het landelijk project rondom de digitalisering van de rechtspraak heeft Gemeente Rotterdam met Gemeente Den Haag en TrueLime een voortrekkersrol gespeeld door al een interface module te ontwerpen en realiseren om zaken aan te kunnen leveren aan de raad van de rechtspraak (en eventueel aan andere organisaties of individuen).
 

Gemeente Rotterdam

Rotterdam is een grootstedelijke gemeente in de provincie Zuid-Holland en telt 641.326 inwoners op een oppervlakte van 319,35 km² (waarvan meer dan een derde water). Hiermee is de gemeente qua inwoners de op een na grootste gemeente van Nederland. 

gemeente-rotterdam.png
 

Wil je meer weten?

Vraag nu een vrijblijvende demo aan!

Door op 'Verstuur' te klikken geef je toestemming voor het gebruik van jouw gegevens voor het afhandelen van jouw vraag. Lees meer in ons Privacy Statement.