Succesvolle samenwerking zorgt ervoor dat gebruikers snel met zaaksysteem aan de slag kunnen.

Octopus

Soepele implementatie Octopus bij Gemeente Leeuwarden

TrueLime heeft voor de Gemeente Leeuwarden hun proces rondom bezwaarschriften volledig geautomatiseerd met Octopus Business Process Management (BPM). Binnen enkele maanden werd Octopus op maat ingericht, geïmplementeerd en naar tevredenheid in gebruik genomen. Een intensieve en vooral slagvaardige samenwerking met de gemeente zorgde voor deze geruisloze overstap voor beheerders en gebruikers.

Gemeente Leeuwarden wilde al langer hun verouderde systeem van bezwaarprocedures beter gaan organiseren. TrueLime werd voor deze opdracht benaderd vanwege hun expertise en ervaring op gebied van procesoptimalisatie.

Gedegen analyse en inventarisatie
Het Octopus-team van TrueLime maakte een gedegen analyse van de huidige situatie en een inventarisatie van de wensen, onder meer op het gebied van besluitvormingstrajecten. Een belangrijke factor bij deze voorbereiding was het werkbezoek bij de buurgemeente Heerenveen die al met Octopus werkten. Daardoor konden de werkprocessen goed met elkaar worden vergeleken en kennis worden gedeeld. Vervolgens brachten we tijdens een workshop met de toekomstige gebruikers de specifieke aandachtspunten voor Leeuwarden in kaart.

Oplevering volgens planning
Dankzij de succesvolle samenwerking tussen TrueLime en het projectteam van de gemeente verliep de oplevering van Octopus geheel volgens planning. Na korte cursussen voor de beheerders en gebruikers was iedereen klaar voor de overstap.

Skyline-Leeuwarden-(1).jpg

Soepele samenwerking
In Leeuwarden blikken projectleider Renze Wolters en Ria Schuurman van het secretariaat dat de bezwaarschriften afhandelt tevreden terug: “De Octopus-specialisten van TrueLime hebben echt verstand van zaken, zijn flexibel en communiceren altijd duidelijk. Daardoor verliep de samenwerking en het hele traject erg soepel”, concludeert een enthousiaste Renze.

Altijd actuele status van zaken beschikbaar
Ook Ria ervaart direct voordelen: “Een nieuw pakket is altijd even wennen, omdat sommige dingen net weer anders zijn. Maar Octopus bevalt ons prima. Ik ken nog niet alle mogelijkheden precies, maar belangrijk is dat we veel informatie uit het systeem kunnen halen en rapporteren. Zoals het aantal bezwaarschriften dat per maand binnenkomt, maar ook of de zaak is afgedaan en hoe. Dus zijn zaken gegrond, ongegrond, ingetrokken en dergelijke. Op die manier zien we altijd de actuele status van onder meer zaken, werkvoorraad en doorlooptijden.”

Typisch TrueLime in dit project:
• Focus op een efficiënte en snelle werkomgeving die direct aansluit bij de manier van denken en werken van de eindgebruikers.
• Implementatie afgerond conform afspraken en planning.
• Beheerders en gebruikers continu betrokken door interne workshops en korte cursussen.


Logo-Gem-Leeuwarden-(1).png


De gemeente Leeuwarden telt ruim 107.000 inwoners en is daarmee na Groningen, qua inwoneraantal, de tweede grootste gemeente van Noord-Nederland.
De hoofdplaats van de gemeente is de gelijknamige stad Leeuwarden. Deze stad zelf telt ongeveer 96.000 inwoners.

Lees andere overheidcases

Eddy de Ridder 
+31 (0)6 460 225 66
Meer weten?
Door op 'Bel mij terug' te klikken geef je toestemming voor het gebruik van jouw gegevens voor het afhandelen van jouw vraag. Lees meer in ons privacy statement.