De octopus app, genaamd “Octopus GO”, is ontwikkeld om dossiers offline mee te kunnen nemen naar bijvoorbeeld zittingen, maar ook om dossiers automatisch naar bijvoorbeeld commissieleden te kunnen verzenden.

Offline meenemen van dossiers

Door dossier offline mee te nemen, is er geen afhankelijkheid van een internet verbinding. In een gebied met slechte verbinding of in een beveiligde rechtbank is het niet altijd mogelijk om verbinding te maken, maar is het wel essentieel om toegang tot de juiste dossiers te hebben. Door de stukken offline mee te nemen is dit risico er niet meer.

Octopus kent twee varianten voor het synchroniseren van dossier:

1. Wanneer Octopus Go wordt ingezet voor “zittingen”, dan weet Octopus wie bij welke zitting aanwezig is, of een rol speelt bij de betreffende zaak. De juiste zaken (dossiers) worden dan automatisch op de app geplaatst van de juiste persoon.

2. Wanneer Octopus Go wordt ingezet voor bijvoorbeeld “handhaven”, dan kan de medewerker binnen Octopus aangegeven welke dossiers offline gesynchroniseerd dienen te worden:

octopus go

Indien Octopus Go in “zittingmodus” wordt gebruikt, ziet het menu links er als volgt uit:
octopus go zitting
Zaken worden ingedeeld in:
  • Zaken “Vandaag”
  • Zaken “Deze week”
  • Zaken “Deze maand”
  • Zaken “verder in de toekomst”
  • Zaken “Verleden”
Achter de categorie is te zien hoeveel zaken zich in de betreffende categorie bevinden.
Door op een zaak te klikken, wordt het betreffende dossier rechts getoond. PDF documenten kunne direct binnen de app worden ingezien, en Word document worden buiten de app in MSWord geopend.
Naast het dossier is ook algemene informatie over de betreffende zaak op de app in te zien.
In het linker menu kan ook gezocht worden op meta data van de zaken die op de app zijn gesynchroniseerd.
Wanneer de app in “Handhaving” modus staat, worden de zaken links gegroepeerd per zaaktype.
zaaksysteem octopus go toezicht

Het maken van notificaties op documenten

Door rechtsonder bij het dossier op de “notitieknop” te klikken, verschijnt een “notitie” gedeelte aan de rechterkant:
notificaties octopus go

Hier kunnen meerdere notities op een document gemaakt worden. Per notitie wordt onthouden op welke pagina deze notitie is toegevoegd. Door te klikken op een notitie, wordt direct het bijbehorende document op de juiste pagina geopend.
De notities zijn persoonlijk, en worden ook weer terug naar Octopus gesynchroniseerd.


Het toevoegen van documenten aan het dossier

Op de app kunnen ook documenten worden toegevoegd. Bijvoorbeeld Foto’s, filmpjes, geluidsopname, maar ook nieuwe Word documenten.
Door op deze knop te drukken kunnen documenten worden toegevoegd:
documenten toevoegen octopus go

Er kunnen das ook al bepaalde “sjablonen” met standaard teksten op de app geïnstalleerd worden, zodat nieuwe document volgens een bepaald format worden toegevoegd.


Automatisch opschonen van offline dossiers

Er kan een termijn worden ingesteld waarna dossier automatisch na x dagen verdwijnen op de app. Op die manier blijft het synchroniseren snel werken, en blijven stukken niet onnodig op andere hardware staan.


Beveiliging van de offline gegevens en documenten

Er zijn veel maatregelen genomen om de offline gegevens goed te beveiligen. De data wordt versleuteld opgeslagen en ook de documenten zijn volgens een hoge encryptie versleuteld en kunnen alleen door de app zelf worden geopend. Op het moment dat een document in MSWord wordt geopend, wordt alleen dit bestand tijdelijk beschikbaar gesteld, en na het bewerken in MSWord direct weer in de kluis van de app opgeslagen.

Procesinrichting

Richt ieder gewenst zaaktype in volgens uw eigen werkproces. Denk hierbij bijvoorbeeld aan:

  • Bezwaar
  • Beroep
  • Voorlopige voorziening
  • Wob verzoeken
  • Klachten

De Octopus Suite Juridisch: Grip op zaken!

De Octopus Suite bestaat uit een aantal componenten die de laatste jaren zijn ontwikkeld als toevoeging aan het basisproduct Octopus. Het basisproduct van Octopus noemen we hier voor het gemak “Octopus behandelaar”. Octopus is immers ontstaan uit de behoefte om het werk van een behandelaar van complexe zaken te ondersteunen.
Meer over de Octopus Suite

Bekijk ons werk

Gemeente Rotterdam

Een wereld vol mogelijkheden

Parkeerbeheer Bergen op Zoom

Octopus bij Parkeerbeheer BOZ

"Er wordt stukken minder geprint en gekopieerd, reductie van papier zeker 50%. En met de termijnbewaking in Octopus worden de termijnen goed in de gaten gehouden en beter gehaald. In 2017 werden er bijna 12.000 bezwaarschriften, zo'n 2.800 beroepsprocedures en 600 adviezen digitaal afgehandeld met Octopus. Dat is echt veel als je dat met andere grote gemeenten vergelijkt.”

Jet van Loenen - Stafmedewerker en Functioneel Beheerder Gemeente Rotterdam

Benieuwd naar de mogelijkheden voor jouw organisatie?

Heb je vragen, behoefte aan meer informatie of wil je gewoon een keer vrijblijvend kennismaken? Neem dan snel contact met ons op! We vertellen je graag meer over wat wij voor jullie kunnen betekenen.
LimeScape.Form.MandatoryFields