De Octopus Suite bestaat uit een aantal componenten die de laatste jaren zijn ontwikkeld als toevoeging aan het basisproduct Octopus. Het basisproduct van Octopus noemen we hier voor het gemak “Octopus behandelaar”. Octopus is immers ontstaan uit de behoefte om het werk van een behandelaar van complexe zaken te ondersteunen. Later zijn hier nieuwe componenten aan toegevoegd. Schematisch kan dit als volgt worden weergegeven:


DMS functionaliteit én portaal

In deze weergave is Octopus behandelaar (aan de linkerkant) op een “klassieke” manier gekoppeld aan een DMS waarin alle stukken worden opgeslagen, en is er een andere koppeling met een website van de organisatie waar de burger nieuwe zaken kan aanmaken, de status kan volgen, en het dossier digitaal kan inzien.
Tegenwoordig zien we steeds meer koppelingen ontstaan met een generiek zaaksysteem. Het zaaksysteem biedt dan de DMS functionaliteit én het portaal naar de burger. Dan ziet het plaatje er als volgt uit:


Aan de rechterkant is een koppeling te zien met een BRP (basisregistratie personen), het Octopus Portaal en de Octopus app genaamd “Octopus GO”.

Componenten in de suite

Behandelaar

Alle functionaliteiten voor de interne medewerker

Basisregistratie Personen (BRP)

Voor het ophalen en uitwisselen van persoonsgegevens

Document Management Systeem (DMS)

Voor het synchroniseren en archiveren van uw digitale dossiers

Koppeling Zakenmagazijn

Koppel Octopus aan een zakenmagazijn voor actuele statusinformatie

Octopus Go

Voor het offline meenemen van digitale dossiers

Portaal

Voor het uitwisselen van documenten met andere afdelingen.

"Er wordt stukken minder geprint en gekopieerd, reductie van papier zeker 50%. En met de termijnbewaking in Octopus worden de termijnen goed in de gaten gehouden en beter gehaald. In 2017 werden er bijna 12.000 bezwaarschriften, zo'n 2.800 beroepsprocedures en 600 adviezen digitaal afgehandeld met Octopus. Dat is echt veel als je dat met andere grote gemeenten vergelijkt.”

Jet van Loenen - Stafmedewerker en Functioneel Beheerder Gemeente Rotterdam

Benieuwd naar de mogelijkheden voor jouw organisatie?

Heb je vragen, behoefte aan meer informatie of wil je gewoon een keer vrijblijvend kennismaken? Neem dan snel contact met ons op! We vertellen je graag meer over wat wij voor jullie kunnen betekenen.
LimeScape.Form.MandatoryFields