Optimalisatie juridische processen met Octopus BPM-software.

16 juni 2015

Digitalisering onlosmakelijk verbonden met 'het nieuwe werken' binnen gemeente Rotterdam
Bij gemeente Rotterdam werden onlangs nieuwe functionaliteiten binnen Octopus BPM geïmplementeerd. Dankzij een verbeterde module voor het structureren van documenten, en een flexibel notificatiesysteem, kon de gemeente zonder fysieke documenten naar hun nieuwe kantoorpand verhuizen.

"Digitalisatie en optimilisatie", luidde de missie die we hadden bij Gemeente Rotterdam, waar Octopus al sinds 1996 wordt gebruikt. Juristen werken met grote aantallen documenten, die dankzij een verbeterde weergave nu eenvoudig te structuren en te filteren zijn. Deze verbeterde functionaliteit is voor iedere Octopusgebruiker handig en hebben we inmiddels toegevoegd aan de standaard functionaliteit.

We implementeerden ook een notificatie-systeem op maat, waardoor medewerkers geinformeerd worden over o.a. de verdeling van dossiers en nagekomen stukken. Ook registreert Octopus of de notificaties worden bekeken, hierdoor wordt opvolging van notificaties eenvoudig en inzichtelijk.

Ondertussen werkten we ook aan een CMIS-koppeling met het beoogde DMS waardoor niets 'het nieuwe werken' in het prachtige nieuwe kantoorpand 'De Rotterdam' in de weg staat.

Voor de toekomst staan nog een koppeling met de Gemeentelijke Basis Administratie en de mogelijkheid voor burgers/inwoners om digitaal bezwaren in te dienen en te volgen op de planning. 

Lees meer over dit project voor Gemeente Rotterdam