Per 1 januari 2020 is de nieuwe Wet zorg en dwang (Wzd) in werking getreden. Deze wet richt zich op mensen met een verstandelijke of psychogeriatrische beperking (bijvoorbeeld dementie) die te maken krijgen met onvrijwillige zorg. De wetgever heeft bepaalt dat zij een beroep kunnen doen op een cliëntenvertrouwenspersoon (CVP) als er sprake is van onvrijwillige zorg, maar ook bij onvrede of klachten rond de zorg, opname of verblijf in een zorginstelling.


Vertrouwenswerk in de zorg

De CVP is onafhankelijk, luistert onbevooroordeeld en draagt bij aan een betere rechtspositie van de cliënt. In Nederland zijn vier organisaties aangewezen om de het cliëntenvertrouwenswerk Wzd uit te voeren: dat zijn Het LSR, Quasir, Zorgstem en Adviespunt Zorgbelang (CVP-organisaties). Naast de cliëntenvertrouwenspersoon Wzd, zijn er in Nederland ook andere functies in het vertrouwenswerk in de zorg. Dat zijn de Patiëntenvertrouwenspersonen in de GGZ (via PVP), de Vertrouwenspersonen Jeugd in de jeugdhulp (via AKJ) en de Familievertrouwenspersonen (via Lsfvp). TrueLime bedient momenteel reeds deze vertrouwenspersonen-organisaties met de applicatie RAPP, en is dus bekend met de specifieke werkwijzen en de gevoeligheid van informatie.

Alhoewel de betrokken CVP-organisaties al jarenlang ervaring hebben met vertrouwenspersonenwerk, en een aantal van hen al bekend waren met RAPP of andere registratiesystemen, hebben de CVP-organisaties uiteindelijk toch gekozen voor Octopus. Doorslaggevend hierbij waren aspecten als de flexibiliteit van het aanpassen van de applicatie op het gewenste proces, de doorlooptijd en het meenemen en leren van bewezen afhandelingstappen vanuit de applicatie op het proces.

In oktober 2019 werd de knoop doorgehakt om te gaan starten. De deadline was hierbij een uitdaging. Aangezien de wet per 1 januari 2020 in werking zou treden, was er slechts anderhalve maand om samen met de vier product-owners (één van elke CVP-organisatie) samen duidelijkheid te krijgen over het werkproces van een clientvertrouwenspersoon, en deze om te zetten in een succesvolle applicatie.


De uitdaging: binnen slechts een aantal maanden live

In zeer korte tijd zijn de gekozen processen geïmplementeerd met betrekking tot twee zaaktypes (afhandelen van kwesties en afhandelen van vragen), waarbij het team van TrueLime daarnaast nóg een nieuwe functionaliteit voor tijdsregistratie heeft ingebouwd in Octopus als generieke module.

Door middel van het Agile proces werd het mogelijk gemaakt om een hele snelle doorlooptijd te garanderen. Ook is er als team (alle stakeholders van de CVP-organisaties en TrueLime) zeer nauw samengewerkt, en werd er 2-wekelijks gezamenlijk gestuurd op de voortgang, de scope en het budget. In slechts drie sprints van 2 weken is een volledig nieuwe Octopus module ingebouwd en zijn er meerdere iteraties gemaakt van registraties van zorg-vraagstukken specifiek voor de cliënten van de CVP-organisaties.

Binnen de nieuwe applicatie is het mogelijk voor de vier afzonderlijke CVP-organisaties om zaken gescheiden van elkaar op te pakken maar ook om zaken door te verwijzen naar elkaar indien een persoon in een andere regio verblijft. Dit ondersteunt een optimale samenwerking en uitwisseling van informatie – met daarbij extra aandacht voor de gevoeligheid van de informatie die de CVP-organisaties onderling uitwisselen.

In de week voorafgaand aan Kerst heeft het team van TrueLime een 'train-de-trainers' training gegeven aan 8 super-users van de CVP-organisaties, met aansluitend een presentatie aan de directieleden van deze organisaties.


De invoering van het cliëntenvertrouwenswerk

Sinds 1 januari 2020 is de applicatie volledig live en daarmee in beheer. In de eerste maanden van 2020 vinden er nog aanvullende werkzaamheden plaats voor een derde proces met betrekking tot signalering en het inrichten van rapportages. Deze rapportages worden samengesteld door een koppeling met PowerBI.

Wat voorafgaand een bijna onmogelijke deadline leek, werd door de goede voorbereiding en samenwerking gehaald, waardoor de cliëntenvertrouwenspersonen vanaf 1 januari stand-by stonden voor vragen van cliënten. De implementatie is zeer voorspoedig verlopen, waardoor we optimaal hebben kunnen ondersteunen bij de invoering van het cliëntenvertrouwenswerk in Nederland.

Meer weten over Octopus? Wij helpen je graag!

LimeScape.Form.MandatoryFields