De vraag

NMO organiseert veel overleggen en bijeenkomsten met uiteenlopende partners in het sociaal domein. Het notuleren daarvan kostte veel tijd.

Generieke AI-tools boden onvoldoende oplossing: ze genereerden wel tekst, maar niet in de gewenste tone of voice, hielden geen rekening met ‘ongeschreven regels’ in de verslaglegging en boden onvoldoende zekerheid rond de AVG en de aankomende AI Act. Daarnaast was de tijd en kunde om zelf prompts te schrijven onvoldoende aanwezig.

NMO zocht daarom een betrouwbare, privacy veilige AI-assistent die:

• medewerkers ontzorgt, zodat zij zich meer kunnen richten op hun andere kerntaken;
• hoge kwaliteit transcripties levert;
• automatisch samenvattingen, besluiten en actiepunten opstelt in NMO stijl;
• per type vergadering een andere variant notulen kan genereren;
• naadloos aansluit op bestaande Word sjablonen.

De oplossing

Wij zijn gestart met een verdiepende werksessie waarin we samen met NMO:

• de huidige knelpunten in het notuleerproces in kaart brachten;
• de gewenste structuur van de verschillende typen notulen (samenvatting, besluiten, actiepunten) definieerden;
• de tone‑of‑voice en ‘ongeschreven regels’ van NMO hebben vastgelegd;

Dit vormt de basis voor een AI‑assistent die niet alleen transcribeert, maar ook begrijpt hoe NMO werkt en communiceert.

Op basis van deze blauwdruk hebben wij een maatwerk notulen‑assistent ontwikkeld met het Limescape‑platform als fundament. Concreet hebben we het volgende opgeleverd:

• een volledig operationele notulen‑assistent, direct inzetbaar vanuit hun vertrouwde Microsoft Teams omgeving tijdens bijeenkomsten en vergaderingen;
• toegang tot de Limescape Studio, waarmee NMO samen met ons zelf de regie houdt over de “motor” achter de AI;
• een set specifieke prompts voor verschillende type bijeenkomsten, afgestemd op NMO‑terminologie, structuur en gewenste toon;
• een koppeling met de bestaande Microsoft Word‑sjablonen, zodat notulen automatisch in de juiste huisstijl worden opgemaakt.