Digitale werkomgeving zorgt voor verbondenheid bij Stichting PVP

Hoe zorg je dat collega’s die elkaar zelden zien goed met elkaar en met collega’s op kantoor verbonden blijven? Dat was onze uitdaging voor Stichting PVP, vertrouwenspersonen in de zorg. De onafhankelijke vertrouwenspersonen komen op voor cliënten in GGZ-instellingen en ziekenhuizen en werken verspreid door het land. Het hoofdkantoor staat in Utrecht.

 

Must haves, should haves, nice to haves

In een werkomgeving als die van Stichting PVP, is het van belang dat je een goed social intranet bouwt met de toekomstige gebruikers. Dat begint altijd met het maken van een helder overzicht van hun wensen ten aanzien van de must haves, should haves en nice to haves. In analyse-fase spraken we daarom met verschillende medewerkers van Stichting PVP, van management tot vertrouwenspersonen. Hun grote wens: een digitale werkomgeving met vanaf elke werkplek toegang tot informatie, kennis, collega’s en alle tools die nodig zijn om het werk goed te doen.

 

Een veilige omgeving

In een digitale werkomgeving werk je met elkaar samen door het delen van nieuws in de vorm van documenten en berichten, maar ook kun je door een koppeling met dossiers informatie opzoeken, opslaan en beheren. Zeker voor een organisatie als Stichting Patiëntenvertrouwenspersoon is die informatie vaak vertrouwelijk en is het cruciaal dat deze gegevens veilig zijn. Het creëren van een omgeving waarbinnen deze gegevens vertrouwelijk kunnen worden beheerd, was de oplossing voor dit project. We zijn gestart met een complete vernieuwing van de website en het intranet. Later hebben we dit uitgebreid met het beheer van het elektronische cliëntendossier (Rapp) en hebben we een aantal applicaties ontwikkeld die naadloos aansluiten op elkaar.

Eenvoudig geïntegreerd

Als Kentico’s CMS Goldpartner beschikken we over een krachtig platform met goede modules om zo’n intranet te bouwen en de noodzakelijke koppelingen te maken. De werknemers deelden bijvoorbeeld bestanden via OneDrive. Kentico is uitermate geschikt om dergelijke maatwerkkoppelingen te maken. Op eenvoudige wijze is zo het documentenbeheer geïntegreerd in het intranet.

 

Efficiënter én leuker samenwerken

Met de nieuwe digitale werkplek van Stichting PVP kunnen nu wel 70 tot 80 medewerkers volledig digitaal samenwerken en een groter aantal cliënten helpen. Ze hoeven zich geen zorgen te maken of informatie kwijtraakt, want alles zit veilig in de cloud. Ook de dagen van lokaal dingen moeten opslaan zijn voorbij. Hierdoor logt nu een volle 100% van hen dagelijks in en voelen zich thuis op hun digitale werkplek. Alsof je samen op kantoor zit, al werk je verspreid over het hele land. Op deze wijze zijn we voor Stichting
 echt dé partner die helpt met digitalisering in de zorg.
 

Welke mogelijkheden heeft deze digitale werkomgeving voor Stichting PVP?

• Dossiers opslaan die betrekking hebben op hulp voor client

• Digitaal samenwerken met alle medewerkers

• Website en digitale werkomgeving (plein) met koppeling integratie Office365/Sharepoint/OneDrive

• Koppeling en doorlink naar Rapp (dossier)

• Dé meest complete digitale werkomgeving die wij als TrueLime ooit hebben opgeleverd

“In de pitch-presentatie bleek dat we een goede klik hadden. Prettige mensen, en een heldere visie op de opdracht en de aanpak. Ze hebben ons van A tot Z ontzorgd en het functioneel, technisch en grafisch ontwerp voor hun rekening genomen. Alle collega’s zijn dik tevreden over het proces en het resultaat. Ze hebben, ondanks de afstand, nu echt het gevoel dat ze met elkaar samenwerken en een team zijn.’