Social intranet: digitale werkomgeving zorgt voor verbondenheid bij Stichting PVP

De patiëntenvertrouwenspersonen (pvp’en) van Stichting PVP werken verspreid door het hele land. TrueLime ontwikkelde een social intranet als verbinding tussen pvp’en onderling, en tevens tussen pvp’en en juridisch medewerkers op het hoofdkantoor. Dankzij een maatwerk-koppeling met OneDrive is hierbij ook documentmanagement geïntegreerd. Deze nieuwe, digitale werkomgeving maakt samenwerken efficiënter én leuker.
Na een CMS-selectie door Stichting PVP, werd TrueLime als Kentico CMS Goldpartner uitgenodigd voor een pitch. Een goede klik tussen beide partijen, de grondige reactie op het programma van eisen en het passende voorstel zorgden voor een handtekening onder de samenwerking. TrueLime maakte voor dit project zowel het functioneel, technisch als grafisch ontwerp.

Analyse en storymap voor prioriteiten

Pvp’en werken als onafhankelijke patiëntenvertrouwenspersonen in GGZ-instellingen en ziekenhuizen op verschillende locaties in Nederland. Samenwerken, met elkaar en met de juridisch medewerkers op het hoofdkantoor, was daardoor lastig. De maandelijkse nieuwsbrief in Word werd nauwelijks gelezen en droeg niet bij aan de verbondenheid tussen collega’s.
 
In de grondige analyse-fase sprak TrueLime met verschillende medewerkers, van management tot vertrouwenspersonen. De wensen: een digitale werkomgeving met vanaf elke werkplek toegang tot informatie, kennis, collega’s en alle tools die je nodig hebt om je werk goed te kunnen doen.
 
Met behulp van een storymap – een lijst van 'must-haves', 'should-haves' en 'nice-to-haves' functionaliteiten – bepaalden TrueLime en Stichting PVP samen de prioriteiten. Op deze manier ontstond een social intranet gericht op efficiënt samenwerken, maar vooral om ook om het gevoel van echt samen werken te benadrukken.
man kijkt naar intranet op Ipad

Digitaal samenwerken

In de nieuwe digitale werkomgeving kunnen pvp’en onder meer :
• vragen stellen aan/casuïstiek bespreken met andere pvp’en
• juridisch medewerkers op het hoofdkantoor consulteren (1-op-1)
• bestanden aanmaken, bewerken en opslaan via een maatwerk-koppeling met OneDrive
• nieuwsberichten lezen en bespreken met collega’s via een forum-functie

Veilig en vertrouwd

Bij Stichting PVP draait alles om de cliënten. Een vertrouwelijke digitale omgeving waar persoonlijke gegevens veilig zijn is dus erg belangrijk. Medewerkers loggen in met hun Windows-account en een token (multi-factor authentication) op zowel de digitale werkomgeving als bijvoorbeeld het rapportagesysteem (single sign-on). Ze hebben dankzij het uitgebreide rechten- en rollensysteem van Kentico CMS alleen toegang tot de content, consulten en documenten waar specifiek zij autorisatie voor hebben gekregen.

Eenvoudig uitbreiden met Kentico CMS

Stichting PVP selecteerde Kentico CMS onder meer om eenvoudig uit te kunnen breiden - alvast kijkend naar de toekomst. Content en bestanden worden bijvoorbeeld opgeslagen met gebruik van tags en meta-data. Op dit moment kunnen medewerkers daardoor al filteren op contenttype (jurisprudentie, nieuws en dergelijke). Een volgende stap is de mogelijkheid om te filteren op basis van bijvoorbeeld doelgroepen en teams.

Typisch TrueLime in dit project:

• een grondige analyse: hoe kunnen medewerkers efficiënter samenwerken én zich meer verbonden voelen?
• een stevige basis met Kentico CMS, aangevuld met maatwerk voor optimale beveiliging
en koppeling met OneDrive-documentmanagement
• duidelijk en clean design dat aansluit bij de kernwaarden van Stichting PVP
(laagdrempelig, onafhankelijk, vertrouwelijk)

Stichting PVP

De Stichting PVP levert vertrouwenswerk voor cliënten in de (geestelijke) gezondheidszorg. Zo’n 55 patiëntenvertrouwenspersonen (pvp’en) werken op locatie in (GGZ)instelingen en ziekenhuizen, verspreid over het hele land. Pvp’en werken onafhankelijk van de instellingen, en de ondersteuning is voor cliënten gratis. Het hoofdbureau in Utrecht ondersteunt de pvp’en met scholing, communicatie en juridisch advies.
logo stichting PVP