Zaakgericht werken met Octopus BPM software

Procesoptimalisatie en zaakgericht werken

Door processen optimaal in te richten is er minder sprake van verspilling en wordt de kwaliteit van de dienstverlening verbetert

Bedrijfsomgevingen worden steeds complexer en eisen strategische aanpassingen. Ook processen vragen om flexibele verbetering door herhaaldelijk veranderende omstandigheden zoals:
  • technologische ontwikkelingen
  • kritische cliënten, burgers en klanten
  • wijzigingen in wet- en regelgeving
  • verbetertrajecten met focus op efficiency 
Vrijwel elke organisatie kent processen die vele malen sneller of eenvoudiger kunnen.  Procesoptimalisaties zijn voor veel bedrijven dé manier om te kijken naar de kosten van de organisatie. Door processen optimaal in te richten is er minder sprake van verspilling en wordt de kwaliteit van de dienstverlening verbetert.  

Business Proces Management (BPM) staat voor het innoveren, automatiseren,
verbeteren en efficitiënter inrichten van organisaties en bedrijfsprocessen.


Busines Process Management is een vorm van procesmanagement in een software omgeving die ervoor zorgt dat het werk op een geautomatiseerde manier van de ene medewerker of afdeling naar de andere gaat.

Procesmanagement en een optimale procesinrichting zorgt voor:

kwalitatieve en snellere behandeling van de klantvraag
efficiënte werkwijze en samenwerking
continu verbetermogelijkheden van processen (alles is meetbaar)
een grote stap in digitalisering
makkelijke controle, betere kwaliteit
 

Zaakgericht procesmanagement
Door zaakgericht te werken kun je de kwaliteit en doorlooptijd van jouw processen beter bewaken. Burgers en bedrijven kunnen de afhandeling van zaken eenvoudiger en beter volgen.

Zaakgericht werken verbetert de dienstverlening, verhoogt de efficiëntie
én zorgt voor kostenbesparing.


Zaakgericht werken wordt niet alleen bij gemeenten toegepast maar ook bij onderwijsinstellingen, zorginstellingen of andere overheidsinstellingen, zoals veiligheidsregio’s of waterschappen. Deze organisaties willen namelijk ook processen efficiënter inrichten en hun klant of patiënt sneller helpen en inzicht geven in de status van een proces (zaak).

Wat is de kracht van Octopus BPM software?

  • Snel implementeerbaar
  • Gebruiksvriendelijk en zelf te beheren
  • Schaalbaar, systeem past zich aan aan het proces in plaats van andersom
  • Goede integratie met relevante systemen (DMS/KCC/IAM/GBA/BI tools/MS Office etc.)
Download hier de 
Octopus brochure
 
'Voor een zaakgericht en waterdicht proces' 
Zaaksysteem-Octopus-klein.jpg

Octopus BPM Software

Het belangrijkste kenmerk van Octopus is dat deze zich aanpast aan jóuw werkomgeving en processen.

Meer dan 20 jaar ervaring in zaakgericht werken en optimalisatie van bedrijfsprocessen

Het optimaliseren van processen is een discipline waar we ons al meer dan 20 jaar mee bezig houden. In die jaren is onze specialisatie in BPM software ontstaan.  
Octopus BPM is een bewezen, succesvolle applicatie, met deze applicatie beschikken we over een betrouwbare software-oplossing voor procesoptimalisatie.
Octopus biedt veel (integratie) mogelijkheden, zowel generiek als specifiek. Het belangrijkste kenmerk van onze software is dat deze zich eenvoudig aanpast aan jóuw werkomgeving en processen.

Octopus BPM software maakt proces management eenvoudig en efficiënt.
Octopus is een professioneel hulpmiddel en tevens digitale werkplek en neemt jouw medewerkers een hoop routinewerk uit handen. Binnen de applicatie wordt een registratie- en zoeksysteem voor enkelvoudige of geclusterde zaken op een praktische manier geïntegreerd.
 
Bespaar tijd en win kwaliteit met Octopus BPM.

We automatiseren en optimaliseren werkprocessen voor verschillende zaaktypes, zoals de behandeling van:
 
Online aanvragen
Verzoeken 
Afspraken en meldingen
Bezwaren en beroepen
Klachten
Contractmanagement en –beheer

 
 
Octopus levert onder meer:

Documentcreatie van standaard brieven en e-mails
Managementrapportages (uren- en kostenverantwoording)
Dossiergeschiedenis met uitgebreide zoekfunctie
Termijnbewaking (inclusief notificaties, signalering en rappèllijsten)
Koppeling met webformulieren
Clusterverwerking (één afhandeling voor meerdere zaken tegelijk)

 “De clusterverwerking werkt erg gemakkelijk bij meerdere bezwaarschriften tegen hetzelfde besluit. Dat levert tijdwinst op omdat de te nemen stappen bij de geclusterde zaken automatisch worden doorgezet.”
- Gemeente Veldhoven

Octopus als zaaksysteem

Octopus is ontstaan als specifieke applicatie voor het afhandelen van bezwaarschriften en heeft zich in de loopt van de tijd steeds meer ontwikkeld als generiek systeem waarin al meer dan 20 verschillende zaaktypes kunnen worden afgehandeld.

Octopus werkt net als “generieke zaaksystemen” ook zaakgericht en wordt bij verschillende gemeenten ingezet als modulair zaaksysteem. Dit betekent dat de componenten los in te zetten zijn. Hierdoor is flexibiliteit gegarandeerd en kan er naar verloop van tijd naar eigen wens componenten aan toegevoegd worden. Zie hier als voorbeeld 'Octopus succesvol als modulair zaaksysteem bij de gemeente Heerenveen'. 

Flexibel in iedere verandering

Octopus heeft een groot aantal standaard modules, die wij zo nodig volledig kunnen aanpassen aan jullie specifieke situatie. Ook na organisatieveranderingen, wetswijzigingen of procesoptimalisaties (LEAN-trajecten) is Octopus eenvoudig opnieuw in te richten.

“De samenwerking was (en is) nog steeds heel plezierig, omdat écht de tijd is (en wordt) genomen om het product enerzijds uit te leggen en anderzijds te ‘ontwerpen’ voor de werkwijze bij de provincie. 
– Provincie Utrecht

 

Aansluiting op elk werkproces

Wij weten uit ervaring dat processen per organisatie kunnen verschillen. Daarom is voor écht optimaliseren vaak deels maatwerk nodig. Dankzij de flexibiliteit van Octopus en onze jarenlange ervaring, kunnen we Octopus altijd aan jullie eisen en wensen aanpassen.
 
''Onze samenwerking verliep hartstikke fijn. Na elke gebruikerstest gaf ik de feedback van mijn collega's door aan TrueLime. Daarbij waren de korte lijnen met TrueLime heel prettig, zeker in zo'n intensief project!''
- Gemeente Rotterdam
 

Wat is de kracht van Octopus BPM software?

Snel implementeerbaar
Gebruiksvriendelijk en zelf te beheren
Schaalbaar, systeem past zich aan aan het proces in plaats van andersom
Goede integratie met relevante systemen (DMS/KCC/IAM/GBA/BI tools/MS Office etc.)

 


'Voor een zaakgericht en waterdicht proces'
Zaaksysteem-Octopus-klein-(2).jpg
Download gratis het e-book

'51 ideeën om het bezwaarproces te verbeteren'
Bezwaarproces-verbeteren-e-book-klein-(1).jpg
Bereken jouw besparing met Octopus!

Bezwaarafhandeling
duur en tijdrovend?

Een grote kostenpost binnen juridische afdelingen is het afhandelen van bezwaren en beroepen.
 

Bereken HIER wat jouw organisatie per jaar kan besparen!

Klanten

Meer dan 50 gemeenten & overheidsinstellingen maken gebruik van Octopus BPM, onder andere:
Gemeente Amsterdam
Gemeente Den Haag
Gemeente Eindhoven
Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid
Gemeente Rotterdam
RDW

Zie hier enkele van onze projecten bij gemeenten en overheidsinstellingen

 

Wil je weten hoe wij jouw eenvoudige én complexe processen kunnen optimaliseren? Of heb je gewoon een vraag?

Vul dan onderstaand formulier in!

Door op 'Verstuur' te klikken geef je toestemming voor het gebruik van jouw gegevens voor het afhandelen van jouw vraag. Lees meer in ons Privacy Statement.

NIEUW: Octopus portaal!

Effectief en efficïent werken door automatische handelingen?
Dankzij het portaal kunnen er makkelijk documenten uitgewisseld worden binnen de gehele organisatie.

Het Octopus portaal zorgt ervoor dat óók medewerkers die geen Octopus gebruiken acties kunnen uitvoeren met betrekking tot de documenten in Octopus.
Lees hier meer over het Octopus portaal!
Octopus-portaal5.jpg

Meer weten?

Vraag nu een gratis demo aan!
Door op 'Verstuur' te klikken geef je toestemming voor het gebruik van jouw gegevens voor het afhandelen van jouw vraag. Lees meer in ons Privacy Statement.