De RDW maakt juridische werkprocessen DUTO-proof

De RDW riep onze hulp in om de werkprocessen volledig digitaal en DUTO-proof te maken.


logo-RDW.png
DUTO – Duurzame Toegankelijkheid van Overheidsinformatie - helpt overheidsinstanties om op zo’n manier met hun digitale informatie om te gaan dat deze duurzaam en op de juiste manier beschikbaar blijft in de toekomst. De richtlijn van het Nationaal Archief is een uitwerking van de archiefwet. De RDW riep onze hulp in om de werkprocessen volledig digitaal en DUTO-proof te maken.

De RDW is een zelfstandig bestuursorgaan (ZBO) binnen de Rijksoverheid. Dit bestuursorgaan is verantwoordelijk voor de goedkeuring van en toezicht op Europese voertuigen. Ook verstrekt de RDW kentekens, rijbewijzen en APK-formulieren. We werken al een aantal jaren met plezier met de RDW samen. De afdeling Juridische en Bestuurlijke Zaken (JBZ) van de RDW gebruikt sinds 2012 ons zaaksysteem Octopus voor beroepen en bezwaren.

Eind 2016 besloot de afdeling JBZ de meeste papieren de deur uit te doen en stappen te zetten richting volledig digitaal werken. In samenwerking met het Nationaal Archief lichtten we alle werkprocessen omtrent bezwaren en beroepen door in een DUTO-scan. Samen brachten we alle stromen, tijdlijnen en actoren rondom documenten en metadata in kaart in een informatieobjectenmodel. Op basis daarvan bepaalden we samen welke aanpassingen er moesten komen om digitaal te gaan en aan DUTO te voldoen. ''Het mooie aan deze scan was dat de leverancier van het systeem gelijk aan tafel zat en dat er een enorme bereidheid was bij zowel TrueLime als de RDW om gelijk verbeterpunten te realiseren'', zegt Gijsbert Kruithof, Enterprise Architect bij het Nationaal Archief.
 

''Het mooie aan deze scan was dat de leverancier van het systeem gelijk aan tafel zat en dat er een enorme bereidheid was bij zowel TrueLime als de RDW om gelijk verbeterpunten te realiseren'', zegt Gijsbert Kruithof, Enterprise Architect bij het Nationaal Archief.

Op dit moment loopt het proces nog. Om alle informatie te digitaliseren, implementeren we in Octopus een DMS-functionaliteit voor het bewerken en opslaan van documenten. Ook programmeren we extra autorisaties in het systeem, zodat de juiste personen bij de juiste gegevens kunnen. Daarnaast werken we aan de implementatie van meer loggings. Dit houdt in dat veranderingen in de gegevens in het systeem worden gelogd op een bepaalde naam en tijdstip. Dit alles maakt het makkelijker te waarborgen dat getoonde gegevens accuraat en actueel zijn. Nu en in de toekomst.
 

Benieuwd wat wij voor jouw organisatie kunnen betekenen?

Neem contact met ons op via onderstaand formulier.

Door op 'Verstuur' te klikken geef je toestemming voor het gebruik van jouw gegevens voor het afhandelen van jouw vraag. Lees meer in ons Privacy Statement.